Lees de eerdere blogs in de serie Eerste Hulp bij Online Boekhouden:
- Eerste Hulp bij Online Boekhouden #1: Van schoenendoos naar accountant
- Eerste Hulp bij Online Boekhouden #2: De samenwerkende accountant
Zoals afgesproken ontvangt Lisan het voorstel van Hans. Het voorstel zag er goed uit en precies zoals ze met Hans had doorgenomen. Lisan neemt het boekhouden en factureren voor haar rekening. Ze verstuurt niet meer dan 50 facturen per jaar, heeft 1 administratie en wil een zo eenvoudig mogelijke variant van Minox.
Ze kiest voor het Minox Connect abonnement speciaal voor de ondernemer die niet met boekhouden bezig wil zijn. De kosten van dit abonnement bedragen € 15,00 per maand. Ze stuurt Hans een bericht dat ze akkoord gaat met zijn voorstel en zo snel mogelijk aan de slag wil.
Starten met Minox
Om het proces te bespoedigen besluit ze om Hans meteen in de ochtend te bellen. Hans bedankt haar voor haar keuze en legt haar uit hoe de rest van de procedure van start gaat.
De activering van Minox wordt meteen geregeld. Nog dezelfde dag ontvangt ze de inloggegevens en een uitnodiging om de app Bizcuit te gaan gebruiken. Als ze meer informatie nodig heeft, kan ze eventueel de webinars op de site van Minox bekijken.
Hans zorgt voor de inrichting van haar administratie, wat in Minox eenvoudig gaat op basis van een template administratie. Hij boekt ook de gegevens uit de Excel die Lisan eerder bijhield, zodat de administratie is bijgewerkt.
Eenvoudig factureren als zzp’er
Lisan wil zelf de opmaak voor de factuur maken. Dat blijkt heel simpel, namelijk gewoon een mooie opmaak in Word maken, die opslaan als pdf en vervolgens uploaden in Minox.
Een factuur maken is ook zo gedaan. Lisan heeft maar een paar diensten, die ze invoert in Minox. Elke dienst heeft een uurtarief. Als ze een factuur maakt, hoeft ze alleen maar de klant te kiezen en kan ze vervolgens de geleverde dienst selecteren en daarbij het aantal gewerkte uren opgeven.
Minox berekent automatisch het totaal, zet de btw erbij en verstuurt de opgemaakte factuur in pdf via email naar de klant. Op de achtergrond wordt direct de administratie bijgewerkt.
Banktransacties direct in boekhouding
Hans adviseert haar om naar een zakelijke rekening te kijken. Lisan deed haar bankzaken nog via haar privé bankrekening. In het vorige gesprek heeft hij haar al uitgelegd hoe makkelijk het is om een bankrekening aan te maken bij bunq. Dat blijkt ook binnen 10 minuten gedaan, waarna Lisan de bunq rekening ook direct kan koppelen met Minox door de QR-code die Minox laat zien te scannen met de bunq app. Haar banktransacties komen direct binnen in de Bizcuit app en in Minox.
Lisan kan ook direct Scan & Pay gebruiken: een factuur scannen in de Bizcuit app en deze direct betalen. De factuur en de betaling komen direct in Minox terecht. Lisan vindt dit echt helemaal geweldig want dit scheelt haar veel tijd.
Elektronische facturen
Hans adviseert Lisan ook om al haar leveranciers de opdracht te geven om voortaan via de mail te factureren. Ze kan via een aantal manieren haar facturen in Minox krijgen:
- Papieren facturen kan ze inscannen met de Bizcuit app, deze komen direct in Minox terecht. De geïntegreerde Scan & Herken oplossing zorgt ervoor dat de facturen als boekingsvoorstel in Minox klaarstaan.
- Facturen die ze via de mail ontvangt, kan ze doormailen naar Minox. Ook die facturen staan vervolgens als boekingsvoorstel klaar.
- Via een ‘Factuurconnectie’: door eenmalig de inloggegevens van bijvoorbeeld haar telecomprovider Vodafone in te voeren, komen nieuwe Vodafone facturen rechtstreeks in Minox terecht. Ruim 300 bekende leveranciers kunnen zo eenvoudig gekoppeld worden.
Lisan voegt Vodafone, Bol.com en YellowBrick toe als Factuurconnecties en neemt zich voor om andere leveranciers waar ze nog papieren facturen van ontvangt direct te vragen om die facturen voortaan via email te sturen, bij voorkeur met een elektronische factuur in UBL formaat erbij. De paar resterende papieren facturen scant ze met de Bizcuit app.
Projecten en uren
Hans vertelt nog aan Lisan dat ze makkelijk haar projecten kan managen in Boxx Pro, cloud software voor uren, projecten en factureren. Boxx Pro wordt gekoppeld met Minox, zodat de verkoopboekingen automatisch in de boekhouding terecht komen. Boxx Pro heeft ook een app. Zo kan ze ook onderweg haar uren bijhouden.
Elke twee weken factureert ze de uren naar haar klanten. Dat kan ook direct vanuit Boxx Pro. Op die facturen staat een iDeal link, zodat haar klanten makkelijk kunnen betalen. Hans vertelt dat uit een onderzoek van MKB Belangen is gebleken dat facturen daardoor sneller betaald worden. Lisan kan zich dat goed voorstellen, want facturen betalen, betekent gegevens uit de factuur overtypen in internetbankieren en dat stelde ze zelf ook vaak uit.
Ze ervaart nu zelf het gemak van Scan & Pay in de Bizcuit app, want daarmee hoeft ze de gegevens uit de factuur niet meer over te typen. De app herkent de gegevens uit de factuur namelijk automatisch, waarna de factuur direct kan worden betaald.
Hans vertelt nog dat Lisan als Minox klant een flinke korting krijgt op het Boxx Pro abonnement. Lisan is enthousiast geworden en besluit Boxx Pro gratis 30 dagen uit te proberen.
Hoe verder
Lisan is blij met de stap die ze gemaakt heeft. Minox helpt haar om inkoopfacturen heel makkelijk te verwerken, verkoopfacturen te maken en haar banktransacties te volgen. Alles rondom inkoop, verkoop en bank komt automatisch in de boekhouding. Accountant Hans controleert alles, dat geeft een comfortabel gevoel. Ook zorgt Hans voor de afschrijvingen en de btw-aangiftes. Elke maand is ze helemaal bij en kan ze in een dashboard zien hoe ze er financieel voorstaat.
Lees ook de eerdere artikelen in deze serie:
- Eerste Hulp bij Online Boekhouden #1: Van schoenendoos naar accountant
- Eerset Hulp bij Online Boekhouden #2: De samenwerkende accountant
Dit blog is geschreven in opdracht van Minox en heeft als doel om te illustreren hoe de zoektocht van een zzp’er naar een accountant en een boekhoudpakket kan verlopen.
Als je interesse in online boekhouden gewekt is, kijk dan voor meer informatie op www.minox.nl of neem contact op met verkoop@minox.nl.
