Over de verwerker van persoonsgegevens
Minox B.V. (“Minox”), statutair gevestigd te Veenendaal, ingeschreven in het handelsregister onder KvK nr. 30070920, ontwikkelt onder de naam ‘Minox’ boekhoudsoftware en biedt deze aan in diverse varianten, waaronder in een cloud oplossing.
Opdrachtgever in de zin van dit Privacy Statement is de ondernemer die een Minox product afneemt en gebruik maakt van de diensten van Minox. Hierbij kan Minox gegevens verwerken van Opdrachtgever. In deze verklaring legt Minox uit waarom en op welke wijze Minox persoonsgegevens verwerkt.
Welke gegevens verwerkt Minox?
Minox verwerkt alleen die gegevens die nodig zijn voor haar dienstverlening. Dit behelst:
- Naam, adres van de Opdrachtgever of bij een juridische entiteit de juridische vertegenwoordiger
- Contactpersoon/vertegenwoordigingsbevoegden
- E-mailadressen en telefoonnummers
- Bankrekeningnummers*
- Bijhouden van betalingsgedrag*
- Handelsregisternummer*
- Gegevens die Opdrachtgever zelf in het Minox systeem verwerkt*
Daarnaast verwerkt Minox naam, adres, contactgegevens waaronder e-mailadressen en telefoonnummers, bankrekeningnummers, BSN, kopie paspoort, VOG, geboortedatum, geslacht, CV, evaluaties en loonafschriften van haar werknemers.
* Als de Opdrachtgever een personenvennootschap is of eenmanszaak, kan dit gezien worden als persoonsgegeven.
Waarom verwerkt Minox persoonsgegevens?
Grondslagen van verwerking: De bescherming van privacy is belangrijk bij het verwerken van (persoonlijke) gegevens. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt door Minox voor:
- uitvoering van de overeenkomst die Opdrachtgever met Minox aangaat om van haar diensten en/of producten af te nemen (zoals een door Opdrachtgever afgesloten abonnement op een product of de aankoop van een boekhoudoplossing);
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Soms is het verwerken van persoonsgegevens verplicht vanwege een wettelijke verplichting zoals fiscale verplichtingen;
- dienstverlening en dus voor het behartigen van een gerechtvaardigd belang. Minox verwerkt persoonsgegevens voor het tonen van de website www.minox.nl en voor het aanbieden van diensten waarbij een potentiële opdrachtgever bijvoorbeeld de mogelijkheid krijgt om bij wijze van proef Minox Software uit te proberen en zich daartoe registreert.
Verzamelde gegevens worden conform toepasselijke wet- en regelgeving verwerkt. Voor het gebruik van cookies op de website van Minox wordt verwezen naar het cookie statement dat deel uitmaakt van dit privacy statement.
Bijzondere persoonsgegevens
Minox zal geen bijzondere persoonsgegevens verzamelen en of vastleggen zoals gegevens met betrekking tot politieke opvattingen, godsdienstige overtuiging of gezondheid.
Rechten van betrokkenen
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Unie krijgt een ieder van wie persoonsgegevens wordt verwerkt een aantal rechten (hierna genoemd “Data Subject” of “betrokkene”). Deze staan hieronder vermeld. Minox spant zich in om hieraan zo goed mogelijk te voldoen. Een ieder die van diens rechten gebruik wenst te maken kan met Minox contact opnemen via avg@minox.nl.
Categorieën van betrokkenen of Data Subjecten zijn:
- opdrachtgevers
- werknemers
- leveranciers
- sollicitanten
Hoe Minox met de rechten van ieder Data Subject omgaat, staat hieronder beschreven:
| Recht op: | Hoe gaat Minox ermee om? |
| Informatie en inzage | Een Data Subject heeft het recht om te zien welke gegevens Minox verwerkt. Ieder die daartoe een verzoek indient, kan inzage krijgen en daarnaast verstrekt Minox informatie over het hoe en waarom zij gegevens verwerkt. |
| Rectificatie van persoonsgegevens | Minox past foutieve gegevens aan zodra een verzoek daartoe wordt ingediend. |
| Verwijdering van persoonsgegevens | Indien Minox daartoe verzocht wordt, kan Minox persoonsgegevens verwijderen. Het kan echter zijn dat Minox persoonsgegevens niet mag verwijderen vanwege een wettelijke verplichting of een ander gerechtvaardigd belang. In dat geval blijven de gegevens gehandhaafd. |
| Beperking | Als iemand het idee heeft dat Minox persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerkt, kan een verzoek ingediend worden om de verwerking te laten beperken. Minox honoreert een dergelijk verzoek, tenzij dit niet kan worden ingewilligd in verband met een andere wettelijke verplichting zoals het verplicht meewerken aan Justitiële verzoeken of fiscale verplichtingen |
| Bezwaar | Voor de verwerking van persoonsgegevens kan ieder Data Subject bezwaar indienen. Minox zal een bezwaar in behandeling nemen en kenbaar maken wat zij daarmee doet. Indien het gaat om marketing, zal Minox verwerking beëindigen. |
| Overdraagbaarheid van gegevens | Persoonsgegevens kan een Data Subject laten overdragen. Hiertoe moet een verzoek worden ingediend bij Minox. |
| Indienen van klachten | Iedereen die vindt dat Minox niet handelt in overeenstemming met de regelgeving, kan daarover klagen bij Minox. Daarnaast kan een klacht ingediend worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. |
Gebruik van derden/verwerkers
Minox kan gebruik maken van professionele marktpartijen bij het aanbieden van haar diensten. Deze professionele partijen kennen een zelfstandige verplichting op het gebied van gegevensbescherming en worden door Minox verplicht om te voldoen aan regelgeving op het gebied van dataprotectie, voor zover zij niet reeds zelfstandig hieraan voldoen. Vragen over deze professionele marktpartijen en over hun wijze van gegevensverwerking kunnen gesteld worden aan Minox.
Informatie-uitwisseling vindt beschermd plaats en met in achtneming van alle geldende regels op het gebied van data protectie en uitsluitend voor zover strikt noodzakelijk voor het uitvoeren van de dienstverlening dan wel voor de uitvoering van de Overeenkomsten die Minox heeft gesloten.
Alle gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wettelijke bepalingen die gelden in Nederland en binnen de Europese Unie. Door een product af te nemen van Minox of door het bezoeken van de website, gaat de Opdrachtgever of bezoeker van de website akkoord met het privacy beleid van Minox dat in dit document is vervat.
Minox en alle aan haar gelieerde vennootschappen, achten de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar Opdrachtgevers en bezoekers van haar website van het grootste belang en draagt zorg voor de verwerking van gegevens met in achtneming van alle toepasselijke regelgeving en draagt hiervoor eindverantwoordelijkheid.
De categorieën van ontvangers van persoonsgegevens zijn dus:
- professionele marktpartijen die de dienstverlening van Minox faciliteren. De professionele marktpartijen waarvan Minox gebruik maakt zijn partijen die het inscannen en digitaliseren van facturen mogelijk maken, de partij die onze website host en de provider van onze Cloud based applicatie;
- deurwaarders en incassobureaus;
- in uitzonderingsgevallen politie of FIOD die bij Minox informatie opvordert.
Minox sluit verwerkersovereenkomsten voor zover deze partij geen zelfstandige verplichting heeft tot het verwerken van persoonsgegevens.
Gegevens uitwisseling binnen EU
Alle gegevens die Minox verwerkt, worden uitsluitend verwerkt binnen de EU en niet uitgewisseld met derden buiten de EU.
Duur van het aanhouden van gegevens.
Persoonsgegevens worden verwerkt voor de duur die noodzakelijk is. In het algemeen wordt een termijn aangehouden van maximaal 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst die Opdrachtgever met Minox is aangegaan.
Beveiliging van persoonsgegevens
Minox werkt onder meer waar nodig met versleutelde communicatie en beveiligde verbindingen. Daarnaast heeft Minox maatregelen genomen met betrekking tot fysieke en logische toegangsbeveiliging. Om Opdrachtgevers het mogelijk te maken hun administratie in de Cloud op te slaan, verstrekt Minox inloggegevens, die door Opdrachtgevers zelf kunnen worden aangepast. Hiervoor dragen Opdrachtgevers een eigen verantwoordelijkheid.
Cookie statement
Het is Minox toegestaan om informatie over het gebruik van haar internetsite en de door haar ontwikkelde software te verzamelen en te analyseren en daarbij gebruik te maken van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein tekstbestand dat naar de computer, tablet of smart phone van de bezoeker van de website of Minox product wordt gestuurd. Hierdoor kan Minox bepaalde informatie onthouden en voor analytische doeleinden opslaan. Minox maakt gebruikt van de volgende cookies:
- Analytische cookies: deze worden gebruikt voor Google Analytics en Hotjar waarbij Minox analytische data over haar website en producten kan verzamelen, zoals het aantal bezoekers, duur van het bezoek en de gemiddelde duur per pagina met als doel de kwaliteit en effectiviteit van de website en haar producten te verbeteren;
- Tracking cookies: deze worden gebruikt om de internetgebruiker te identificeren en een profiel op te bouwen;
- Functionele cookies: deze worden gebruikt om de website en haar Cloud producten te kunnen laten functioneren.
Het gebruik van cookies via de instellingen van de browser kan worden in- en uitgeschakeld. Cookies kunnen ook worden verwijderd. Cookies worden niet gebruikt om personen te identificeren, maar slechts machines.
Wijzigingen
Minox behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement.
Voor vragen kan contact opgenomen worden met Minox via avg@minox.nl.
Dit Privacy Statement is aangepast op 1 mei 2018.