Lees ook de eerste blog in de serie Eerste Hulp bij Online Boekhouden:
Lisan belt aan bij MKBiz en wordt enthousiast ontvangen door Hans. Hans stelt Lisan voor aan een aantal medewerkers. Hans legt uit dat ze sinds een jaar anders zijn gaan werken.
In gesprekken met klanten kwam de wens naar voren om efficiënter te gaan samenwerken. Het werd hem duidelijk dat zijn klanten verschillende behoeftes hadden. Daarom heeft Hans per klant gekeken hoe hij deze klant het beste kon ondersteunen. Er is daarbij een afweging gemaakt tussen tijd, kwaliteit en kosten. Hans noemt zijn aanpak ‘maatwerk met meerwaarde’.
Administratief ecosysteem
Hans legt aan de hand van de onderstaande afbeelding uit hoe het administratieve ecosysteem werkt. Hij laat zien dat gegevens uitgewisseld worden tussen verschillende systemen. Hans legt uit dat elektronische facturen UBL’s genoemd worden, en dat aangiftes gedaan dienen te worden in SBR. Maar hij legt ook uit dat Lisan zich daar geen zorgen over hoeft te maken, want Hans gaat dat allemaal voor haar regelen.
Online boekhouden in de cloud
Lisan vraagt Hans of online boekhouden in de cloud iets voor haar is. Ze werkt nu al met sommige klanten via Google Docs en ze is vertrouwd met internetbankieren. Als freelancer is het voor haar wel prettig dat software altijd beschikbaar is, op elk apparaat en op elke locatie.
Hans legt uit dat MKBiz met Minox is gaan werken omdat dit online boekhoudpakket het mogelijk maakt om in de cloud samen te werken in een administratie. Ook koppelt Minox met andere systemen, zoals met banken, de KvK en de Belastingdienst.
Online betalingen
Facturen die geboekt zijn in Minox, kunnen rechtstreeks vanuit de administratie betaald worden. Hiervoor gebruik je de app Bizcuit. Je kunt met de app ook facturen scannen en direct betalen. Het werkt heel simpel:
- Maak een foto van de factuur
- Vul de ontvanger, het bedrag en het factuurnummer in
- Betaal met je vingerafdruk
Wat ook heel handig is, is dat het totale saldo van je bankrekeningen wordt weergegeven in het Saldo scherm. Dus als je rekeningen hebt bij meerdere banken, kan je nu in één oogopslag het totaal zien. Als je vervolgens doorklikt naar de banktransacties, dan kan je bij de betalingen van facturen ook direct de onderliggende factuur inzien.
Samenwerking
Het ziet er uit zoals Lisan zich had voorgesteld. Ze vraagt zich nog wel af hoe het zit met de kosten. Hans geeft aan hoe meer Lisan zelf doet, hoe minder werk er voor hem is. Dat is ook het voordeel van samenwerking in de cloud. Hans kan altijd en overal meekijken en bijspringen waar dat nodig is.
Wanneer Lisan kiest voor de ‘schoenendoos’ administratie en eind van elk kwartaal een doos met bonnetjes inlevert die MKBiz moet verwerken, dan komt daar een ander prijskaartje aan te hangen dan aan een online administratie.
Hoe minder werk MKBiz heeft, des te lager de prijs. Wanneer Lisan kiest voor de online administratie betekent dit dat ze zelf factureert en bonnetjes en facturen inscant. In combinatie met de bankenkoppeling zijn de boekingen voor inkoop, verkoop en bank daarmee geautomatiseerd. Hierdoor hoeft Hans alleen nog maar te controleren en de afschrijvingen en het salaris van Lisan te boeken.
Lisan en Hans nemen de opties door. Lisan vraagt Hans om haar een voorstel te doen voor het gebruik van Minox en de Bizcuit app. Hans geeft aan het voorstel later die dag naar haar toe te mailen.
Lees het vervolg op dit artikel:
Of lees het eerste deel in dit drieluik:
Dit blog is geschreven in opdracht van Minox en heeft als doel om te illustreren hoe de zoektocht van een zzp’er naar een accountant en een boekhoudpakket kan verlopen.
Als je interesse gewekt is, kijk dan voor meer informatie op www.minox.nl of neem contact op met verkoop@minox.nl.
