Overweeg je om een eigen administratiekantoor te starten? Dan is goede boekhoudsoftware onmisbaar. Bekijk onze professionele software voor starters.
Gefeliciteerd met je besluit om een eigen administratiekantoor te beginnen! Een belangrijke stap hierbij is de keuze voor geschikte boekhoudsoftware. Als starter heb je de mogelijkheid om je kantoor direct zoveel mogelijk te automatiseren met de nieuwste boekhoudsoftware.
Dit maakt het mogelijk om facturen direct in te scannen, bankmutaties volledig te automatiseren en gegevensuitwisseling met overheidsinstanties eenvoudiger te maken. Ook kun je directer en sneller online communiceren met je klanten, waardoor het prettiger samenwerken is.
Er is steeds meer behoefte aan externe kantoren die de administratie en boekhouding van kleine bedrijven en zzp’ers op zich nemen.
Niet alle zzp’ers hebben namelijk de tijd om zich bezig te houden met tijdrovende taken zoals het inboeken van facturen of het voeren van de bedrijfsadministratie.
Door deze taken uit te besteden aan een administratiekantoor, kunnen zzp’ers en kleine bedrijven zich focussen op hun eigen werkzaamheden.
Als je een eigen administratiekantoor wilt beginnen, zijn er een aantal stappen die je moet doorlopen:
Een belangrijk onderdeel van het businessplan is de concurrentieanalyse. Hierin licht je de sterke en zwakke punten van je concurrenten toe en beschrijf je de kansen en bedreigingen voor jouw eigen bedrijf. Ook is het belangrijk om een marketingstrategie op te stellen waarmee je jouw toegevoegde waarde aan klanten kunt laten zien. Een financieel plan is tenslotte ook essentieel om de financiering van je administratiekantoor te onderbouwen.
Minox biedt software aan voor startende boekhouders, administratiekantoren en accountants, inclusief onboarding en uitleg over hoe je optimaal gebruik kunt maken van de boekhoudsoftware. We denken mee over kosten en groei en hebben als visie om naar 100% realtime automatisch boekhouden te gaan.
Servicedesk beoordeeld met een 9,4
Onze service desk wordt beoordeeld met een 9,4 en we hebben vakmensen in dienst die klanten snel en direct helpen. Als je gelooft in digitalisering en efficiënt werken om meer tijd te hebben voor advies aan klanten op basis van real-time data, neem dan contact op met Minox om te ontdekken wat we voor jou kunnen betekenen.
Handmatig boeken
Ouderwets handmatig de documenten inboeken is in Minox Online nog steeds mogelijk.
Realtime Scan& Herken
Via een robot worden de documenten snel herkend met een steeds hogere herkenningsgraad.
Premium Scan& Herken
Via een robot worden de documenten verwerkt, waarna mensen dit werk nog controleren. Hogere kosten en een hogere herkenningsgraad.
Factuurconnectie
Haalt facturen op achter inlog portalen zodra deze klaar staan, zodat u dit niet meer hoeft te doen. Alle facturen in de administratie.
Dat bepaalt namelijk of je privé aansprakelijk bent voor eventuele schulden. Er zijn een aantal rechtsvormen waarbij je niet privé aansprakelijk bent, zoals een B.V., N.V., coöperatie of stichting. Als starter kun je beter kiezen voor een eenmanszaak of vennootschap onder firma. Hierbij ben je wel privé aansprakelijk, maar heb je ook belastingvoordelen zoals de startersaftrek.
Zorg ook dat je een goede naam kiest voor je administratiekantoor, dit is belangrijk voor je marketingstrategie en naamsbekendheid. Dit kun je doorgeven bij de Kamer van Koophandel. Zodra je bedrijf is ingeschreven, wordt er automatisch een btw-nummer aan je bedrijf gekoppeld.
Als ondernemer is het belangrijk om zelfstandig je verzekeringen en pensioenopbouw te regelen, inclusief de rechtsbijstand- en arbeidsongeschiktheidsverzekering. Stel ook algemene voorwaarden op voor je klanten en zorg dat je de administratie goed inricht en minimaal 7 jaar bewaart. Gebruik daarbij een digitaal boekhoudsysteem om opslag te besparen.
Om klanten te bereiken, kun je een gerichte marketingstrategie hanteren, zoals het ontwerpen van een website, banner of reclame via andere kanalen. Het kan ook helpen om ons platform te gebruiken om nieuwe klanten te werven. We hebben al veel startende administratiekantoren geholpen en bieden ook tips en bouwblokken aan voor een goede marketingstrategie. Voordat je kiest voor bekende boekhoudsoftware, kun je beter eerst met ons praten over wat we voor jou kunnen betekenen.
Handmatig boeken
Ouderwets handmatig de documenten inboeken is in Minox Online nog steeds mogelijk.
Realtime Scan& Herken
Via een robot worden de documenten snel herkend met een steeds hogere herkenningsgraad.
Premium Scan& Herken
Via een robot worden de documenten verwerkt, waarna mensen dit werk nog controleren. Hogere kosten en een hogere herkenningsgraad.
Factuurconnectie
Haalt facturen op achter inlog portalen zodra deze klaar staan, zodat u dit niet meer hoeft te doen. Alle facturen in de administratie.
✓ Scan & Herken facturen realtime
✓ Uniek in Nederland
✓ Realtime herkenning voor slechts € 0,10 per document
✓ Ook voor “schoenendoos-ondernemers”
✓ Hogere efficiëntie, betere kwaliteit en meer overzicht
✓ Bonnen en facturen kun je insturen naar Minox via email of upload
✓ Per administratie kun je kiezen voor realtime herkenning of premium herkenning (of een combinatie).
Het voordeel van realtime herkenning is dat er direct na insturen een boekingsvoorstel klaarstaat. Daarnaast is realtime herkenning lager geprijsd dan premium herkenning. Het voordeel van premium herkenning is dat als er gegevens niet automatisch herkend worden, deze toch nog worden aangevuld. Het duurt dan wat langer voordat er een boekingsvoorstel klaarstaat (vrijwel altijd wel binnen 2 uur en altijd binnen 24 uur), maar de herkenning is dan wel nagenoeg 100%
✓ In Minox stel je Scan & Herken in onder Onderhoud > Algemeen > Scan & Herken / UBL
✓ Bonnen en facturen kunnen ingestuurd worden naar Bizcuit via email, upload, scan en binnenkort ook via een connectie met het PEPPOL e-facturen netwerk
✓ Ondernemers kunnen in de Bizcuit app dus alle bonnen en facturen ontvangen en goedkeuren, waarna er direct in Minox een boekingsvoorstel wordt klaargezet
✓ De herkenning in Bizcuit is altijd realtime
✓ Bizcuit Scan & Herken stel je in onder Instellingen > Administratie > Uitgaand e-mailadres (stel hier je Minox Scan & Herken e-mailadres in)
Minox streeft ernaar om ondernemers en accountants zo efficiënt mogelijk te laten (samen)werken aan de boekhouding. Daarbij willen we een hoge kwaliteit bieden tegen een transparante en scherpe prijs.
Met dit in gedachten hebben we een prijsmodel bepaald met deze doelstellingen als uitgangspunt:
Promoten van digitaal (samen)werken.
Door gebruik te maken van:
✓ De Bizcuit ondernemersapp
✓ Scan & Herken, piekbelasting te voorkomen en administraties altijd up-to-date te hebben
Transparant, eerlijk en eenvoudig prijsmodel
In alle scenario’s zeer competitief geprijsd
Voor het gebruik van Scan & Herken wordt maandelijks bijgehouden hoeveel documenten er herkend zijn. Het maakt daarbij niet uit of aanlevering via Minox of Bizcuit gebeurt. Hoeveel je betaalt hangt af van of je een ondernemers- of accountantsabonnement hebt.
Samengevat zijn dit de opties:
Ondernemers: 50 documenten inbegrepen en €0,10 per extra document
Accountants: 100 documenten inbegrepen en €0,10 – 0,17 per extra document
Standaard vaste lage prijs: €0,17
Door Bizcuit in te zetten voor (een deel van) je klanten: €0,10
Ondernemers: €0, 35 per document
Accountants: €0, 35 per document
Ondernemers: €0, 35 per document
Accountants: €0, 35 per document
Voor ondernemers die met Minox werken zijn er de abonnementen Connect, Basis, Pro, Xtra en Handel. Bij deze ondernemersabonnementen is 1 Bizcuit gebruiker, en daarmee 50 realtime documenten per maand, inbegrepen. Voor elk extra document betaal je slechts 10 cent.
Als je extra Bizcuit gebruikers afneemt, dan zijn bij elke Bizcuit gebruiker nog eens 50 realtime documenten per maand inbegrepen.
Voor accountants die met Minox werken is er keuze uit het Accountant Pro en Accountant Xtra abonnement:
Accountants kunnen de prijs van extra documenten verlagen tot slechts €,010 per document door extra Bizcuit gebruikers voor je klanten in te zetten. Dit werkt als volgt:
Accountants kunnen efficiënter samenwerken met hun klanten door gebruik te maken van de Bizcuit ondernemersapp. Via de Bizcuit app kan de ondernemer onder andere bankrekeningen koppelen aan Minox, betalingen verrichten en documenten scannen en herkennen. De documenten staan vervolgens automatisch met een boekingsvoorstel klaar in Minox.
Bij elke Bizcuit gebruiker zitten 50 documenten per maand inbegrepen. Dus met hoe meer klanten je op deze manier samenwerkt, hoe meer documenten je scherp inkoopt en maandelijks als tegoed krijgt. Bij elke extra Bizcuit gebruiker zijn voor €4,95 per maand, naast o.a. bankenkoppelingen, 50 documenten (= effectief nog geen €0,10 per document) inbegrepen, welke je als accountant als tegoed krijgt in die maand voor gebruik bij al je klanten. Het maakt niet uit of er door de klant of de accountant gescand wordt. Het maakt ook niet uit of er in Minox of in Bizcuit gescand wordt. Voor elk extra document buiten het tegoed betaal je €0,17.
Het model is simpel en wordt voor accountants per maand op totaalniveau berekend:
Standaard zijn er al 2 Bizcuit gebruikers inbegrepen bij een Xtra Accountant abonnement, dus je start elke maand sowieso met 100 documenten tegoed. Je kunt dus zonder extra kosten beginnen met scannen en bank koppelen.
In de praktijk komt het er op neer dat als je als moderne accountant voor een deel van je klanten werkt met bankenkoppelingen en Scan & Herken, je daarmee voldoende documenten tegoed hebt om voor je resterende klanten ook zonder extra kosten Scan & Herken te gebruiken. Zo werk je voor gemiddeld slechts zo’n 1,00-€4,00 per administratie per maand digitaal samen met al je klanten.
In het model kan je als accountants geleidelijk opbouwen. Je kunt, zonder extra kosten, beginnen met Scan & Herken. Vervolgens kan je bij toenemend gebruik van Scan & Herken, opnieuw zonder extra kosten, met meer klanten samenwerken met Bizcuit en banken koppelen. Dat werkt zo:
Voor elke 30 extra documenten kan je zonder extra kosten een Bizcuit gebruiker inzetten:
Door bankenkoppelingen en Scan & Herken bespaar je zoveel tijd aan het verwerken van administraties dat de prijs van €4,95 per extra Bizcuit gebruiker in het niet valt bij de besparing:
Een medewerker van een accountants- of administratiekantoor kost all-in circa €45 per uur. Je hoeft dus maar 7 minuten per maand te besparen en je hebt het al ruim terugverdiend. Bankbestanden ophalen en importeren kost al meer dan dat en facturen handmatig inboeken al helemaal.
Anders gesteld:
Bijkomende voordelen zijn dat de doorlooptijd van administraties verwerken veel korter is (12 seconden per factuur vs 60 seconden), en dat de bonnen en facturen gekoppeld aan de boeking in Minox aanwezig zijn.
Uiteraard kan je als accountant ook nog je klanten gebruik laten maken van een eigen ondernemersabonnement. Binnen een ondernemersabonnement betaalt je klant (of jij als je als factuurdebiteur ingesteld staat) altijd de laagste prijs van 10 cent per extra document boven de reeds inbegrepen 50 documenten.
Zeker bij klanten met grotere documentvolumes maakt dit het gebruik van bijvoorbeeld het Minox Connect abonnement aantrekkelijker. De klant krijgt daar een Bizcuit gebruiker bij, inclusief bankkoppelingen en 50 documenten per maand, en voor extra documenten altijd de laagste prijs van 10 cent per document.
