Betalen vanuit je administratie wordt betalen vanuit de app
Het aanbieden van factuurbetaling als dienst is een eenvoudige manier om het serviceaanbod van jouw administratiekantoor uit te breiden en beter in te spelen op de behoeften van je klanten. Hiermee geef je klanten eenvoudiger inzicht in hun financiële administratie en neem je hen een handmatige administratieve taak uit handen.
Het betalen van facturen voor kleine zakelijke klanten kan echter tijdrovend zijn, vooral wanneer dit op traditionele wijze gebeurt. Veel accountants en boekhouders zien facturen betalen als een tijdrovende klus met lage waarde, waardoor het vaak niet als dienst wordt aangeboden. Met standaardisatie en de juiste technologie kan het betalen van facturen echter een waardevolle service worden. Dit biedt voordelen voor zowel jouw kantoor als je klanten.
Waarom facturen betalen als dienst aanbieden?
Facturen betalen is een eenvoudig concept: bedrijven ontvangen facturen van leveranciers voor goederen, huur, nutsvoorzieningen, etc. Deze facturen hebben betalingsvoorwaarden, en late betalingen kunnen boetes opleveren. Kleinere bedrijven die hun financiële administratie hebben uitbesteed, doen betalingen vaak handmatig, wat tijdrovend en foutgevoelig is. Dit is onnodig!
Uitdagingen van een traditioneel betalingsproces
Bij een papieren betalingsproces worden facturen verwerkt in vijf stappen:
- Insturen van facturen
- Verwerken in de administratie
- Goedkeuring van facturen
- Betalingen verrichten
- Afletteren in de financiële administratie
Dit proces is tijdrovend en gevoelig voor fouten. Gelukkig kan een gestandaardiseerde en geautomatiseerde workflow het betalingsproces efficiënter maken en voordelen bieden voor zowel jouw kantoor als je klanten.
Hoe kun je het betalingsproces stroomlijnen?
Standaardiseer je factuurverwerking
Een gestandaardiseerd proces helpt je inzicht te krijgen in tijdsbesteding, verantwoordelijkheden en klantbetrokkenheid. Met automatisering kun je veel tijd besparen en je richten op waardevolle taken. Hier zijn enkele stappen om te beginnen:
- Facturen insturen: Verzamel facturen via e-mail of app en importeer deze direct in de documenteninbox van de financiële administratie.
- Verwerking: Verwerk facturen automatisch met scansoftware.
- Openstaande posten: Laat je klant zelf facturen betalen vanuit de openstaande posten in de app.
- Goedkeuring: Laat klanten betaalopdrachten goedkeuren bij de bank.
- Afletteren: Betaalde facturen worden via de PSD2-bankkoppeling automatisch verwerkt en afgeletterd.
Maak gebruik van technologie
Gebruik cloudsoftware waarmee facturen automatisch verwerkt en betalingen verricht kunnen worden. Facturen ontvangen via e-mail worden direct doorgestuurd, en portals van leveranciers kunnen gekoppeld worden aan de administratie. Banktransacties worden automatisch ingelezen en betalingen kunnen rechtstreeks vanuit de app worden gedaan.
Met deze aanpak kun je je richten op advisering, terwijl je administratie grotendeels automatisch verloopt.
Robotic Accounting: een stap verder
Robotic Accounting maakt gebruik van zelflerende algoritmes om repetitieve taken te automatiseren. Dit zorgt voor:
- Meer efficiëntie: Minder tijd kwijt aan administratieve taken.
- Realtime inzicht: Dagelijks bijgewerkte administraties geven ondernemers inzicht in hun actuele financiële situatie.
- Slimme herkenningen: Automatische herkenning van betalingskenmerken koppelt transacties aan de juiste grootboekrekeningen, zoals belastingbetalingen.
De boekhoudstraat geautomatiseerd
- Inkoopfacturen: Verwerkt via Scan & Herken, direct in de boekhouding.
- Verkoopfacturen: Gemaakt in de boekhoudsoftware en automatisch verwerkt.
- Bankmutaties: Via PSD2-technologie worden transacties meerdere keren per dag verwerkt.
De rol van de mens blijft belangrijk
De robot neemt het werk niet over, maar fungeert als hulpmiddel. De accountant blijft verantwoordelijk voor controle en advisering. Automatisering geeft ruimte voor meer strategisch werk en betere klantondersteuning.
