Keuzes maken

Bij de start van een onderneming worden er keuzes gemaakt, ook op administratief vlak. Een van de vragen die je moet beantwoorden is: maak je gebruik van het kasstelsel of het factuurstelsel? Door moderne technologische ontwikkelingen wordt steeds vaker gekozen voor het factuurstelsel. Dit betekent ook dat er vaker wordt overgestapt van het kasstelsel naar het factuurstelsel. Deze overstap brengt een aantal valkuilen met zich mee. Welke zijn dit? En waar moet je op letten?

Factuurstelsel vs. Kasstelsel

Wat is het verschil tussen het kasstelsel en het factuurstelsel? Het factuurstelsel wordt toegepast als een ondernemer voornamelijk goederen of diensten levert aan andere ondernemers en/of rechtspersonen. Hierbij bepaalt de factuurdatum het tijdvak waarin de btw moet worden aangegeven. Het kasstelsel daarentegen geldt voor ondernemers die voornamelijk leveren aan particulieren. Bij dit stelsel wordt de btw aangegeven in het tijdvak waarin de betaling daadwerkelijk wordt ontvangen (op de bankrekening of in kas).

Hoe gaat het in de praktijk?

In de praktijk worden veel administraties volgens het kasstelsel verwerkt, zelfs wanneer volgens de richtlijnen van de Belastingdienst het factuurstelsel gebruikt zou moeten worden. Dit komt doordat het factuurstelsel vaak als “dubbel boekhouden” wordt gezien. Facturen worden eerst verwerkt in het inkoop- of verkoopboek en later afgeboekt in de bank of kas, wat als een dubbele handeling wordt ervaren.

Veel administratiekantoren kiezen daarom voor het kasstelsel en corrigeren aan het einde van het boekjaar de nog openstaande facturen. Gedurende het jaar kan de btw daardoor in het verkeerde tijdvak worden aangegeven, maar door de jaarcorrectie sluit alles alsnog correct op elkaar aan.

Wat doen technologische ontwikkelingen?

Steeds meer administraties worden digitaal in een online omgeving verwerkt. Ondernemers en administratiekantoren maken bijvoorbeeld gebruik van scan en herken voor facturen. Dit betekent dat je administratie automatisch volgens het factuurstelsel wordt gevoerd, waardoor je alsnog dubbel boekhoudt. Door de snelheid van de digitale verwerking levert dit echter nauwelijks tijdverlies op. Sterker nog, doordat de documenten al in de administratie staan, wordt het jaarwerk voor accountants eenvoudiger: geen ordners meer doorzoeken, maar direct alles digitaal beschikbaar.

Het activeren van scan en herken gebeurt eenvoudig met één muisklik. Debiteuren en crediteuren worden automatisch aangemaakt, waardoor de overstap van het kasstelsel naar het factuurstelsel moeiteloos kan worden gemaakt.

Belangrijke aandachtspunten

Er zijn echter een paar zaken om rekening mee te houden bij de overstap naar het factuurstelsel:

• Overgangsfase: Wanneer er betalingen binnenkomen voor facturen die tijdens het kasstelsel zijn uitgeschreven, moet deze betaling in de bank worden geboekt op omzet met de juiste btw-uitsplitsing.
• Herkenningsteksten: Bij het kasstelsel worden vaak herkenningsteksten gebruikt om bankmutaties automatisch op omzet te boeken. Dit werkt niet bij facturen die tijdens het factuurstelsel zijn uitgeschreven. Deze moeten op de openstaande post worden afgeletterd.
• Controle: Let tijdens de overgangsfase goed op of betalingen correct worden verwerkt, zodat er geen negatieve openstaande posten ontstaan of onterecht omzet wordt geboekt.