Wat is Robotic Accounting en wat betekent het in de praktijk?

We zien de term Robotic Accounting steeds vaker opduiken. Maar wat houdt het precies in? En betekent dit dat robots het werk van mensen volledig overnemen?

Robotic Accounting maakt gebruik van zelflerende algoritmes om werkzaamheden die normaal door mensen worden uitgevoerd, te automatiseren. Deze automatisering vindt plaats binnen duidelijke kaders die door mensen zijn bedacht. Algoritmes leren autonoom van data en input, waardoor ze steeds beter worden in hun taken.

Mensenwerk automatiseren

Het doel van Robotic Accounting is om repetitief mensenwerk te automatiseren. Als de robot een fout maakt, kan een mens deze corrigeren, zodat de robot het de volgende keer beter doet. Dit leidt tot efficiëntere processen en minder handmatig werk.

Voordelen van Robotic Accounting:

• Tijdsbesparing: Minder mensen zijn nodig om meer werk te verrichten.
• Kostenbesparing: Door efficiëntie dalen de operationele kosten.
• Meer focus: Er komt meer tijd vrij voor controles en advieswerkzaamheden.
• Realtime inzicht: Administraties worden dagelijks bijgewerkt, waardoor je altijd een actueel beeld hebt van de financiële situatie.

Realtime inzicht voor ondernemers

Een bijgewerkte administratie biedt realtime inzicht in de financiële situatie. Dit maakt het mogelijk om tijdig bij te sturen, in plaats van reactief te handelen op basis van historische cijfers. Het verschil? Een actuele boekhouding beantwoordt de vraag: “Hoe sta ik er nu voor?” In tegenstelling tot “Hoe ging het in het verleden?”

Robotic Accounting in de praktijk

Een administratie bestaat uit verschillende onderdelen:

• Basis: Inkoop, verkoop en bank
• Transitorische posten: Automatisch verwerken van vooruitbetaalde of te ontvangen bedragen
• Vaste activa: Afschrijvingen en bijhouden activa
• Loonjournaalposten: Integratie met loonadministratie
• Koppelingen: Met branche-specifieke software

De boekhoudstraat geautomatiseerd

Inkoopfacturen worden via Scan & Herken verwerkt. Leveranciersfacturen die klanten per mail ontvangen, worden automatisch doorgestuurd naar de administratie en daar direct verwerkt.

Verkoopfacturen die in het boekhoudprogramma worden gemaakt, worden meteen verwerkt in de administratie. Facturen uit andere software komen via Scan & Herken ook in de administratie terecht.

Bankmutaties worden via PSD2-technologie meerdere keren per dag ingelezen en gekoppeld aan openstaande posten. Hierdoor worden facturen automatisch afgeletterd.

Slimme herkenningen

Bij bankmutaties worden slimme herkenningen toegepast, zoals betalingskenmerken van de Belastingdienst (RSIN/BSN). Hierdoor worden betalingen automatisch gekoppeld aan de juiste grootboekrekeningen, wat aanzienlijk tijd bespaart.

Toekomst van Robotic Accounting

In de nabije toekomst zullen basisprocessen volledig realtime worden verwerkt, waardoor uitzonderingsgericht werken de norm wordt. Vanuit een financieel dashboard zie je direct welke transacties aandacht nodig hebben.

De rol van de boekhouder of administrateur verandert naar die van controleur en adviseur. De robot neemt het repetitieve werk over, terwijl de mens verantwoordelijk blijft voor controle en bijsturing.