In een tijd waarin boekhouden steeds verder wordt geautomatiseerd worden analysemogelijkheden steeds belangrijker. Daarom is er door Minox een innovatiesessie georganiseerd waarin met zeven kantoren gebrainstormd is over de toepassing van de RGS Analyzer en de waarde daarvan in het proces van de financiële administratie.
Wat is de RGS Analyzer?
RGS Analyzer is een crowd based analysesysteem. Dit betekent in het kort:
Iedereen kan op een makkelijke manier formules maken (bijvoorbeeld in Excel)
De formules worden gebaseerd op standaard RGS codes voor een universele werking in alle administraties
De formules worden automatisch gedeeld in de Minox community
Door middel van de Minox community heeft iedereen toegang tot de “Wisdom of the Crowd”: iedereen profiteert van de creativiteit van analyses die door andere gebruikers worden gemaakt.
Een korte samenvatting van RGS
Referentie Grootboek Schema (RGS) is een grootboekrekeningschema dat gebaseerd is op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. Een bedrijf dat met RGS werkt, is in staat om gegevens eenvoudig uit de bronadministratie te halen en deze te delen met andere systemen of op te nemen in rapportages bestemd voor externe partijen. Interne en externe rapportages worden sneller opgesteld en het opstellen van betrouwbare dashboards of bedrijfsvergelijkingen wordt een stuk eenvoudiger.
De kern van RGS is de referentiecode: een unieke code die is gekoppeld aan alle grootboekrekeningen. Omdat een referentiecode gekoppeld is aan SBR, kan RGS worden gebruikt in de gehele financiële keten. Dit systeem is vergelijkbaar systemen zoals Unit4 Audition, Caseware, Visionplanner, et cetera.
RGS is een open standaard terwijl in het verleden iedere softwarepartij een eigen standaard moest bedenken, onderhouden en implementeren. Hier kun je meer lezen over de voordelen van RGS.
RGS Robot en RGS Mapper
Het koppelen van grootboekadministraties aan het RGS-schema wordt ‘mappen’ genoemd. Onze ervaring leert dat RGS over het algemeen moeilijk van de grond komt. Dit heeft diverse oorzaken. In essentie komt het erop neer dat gebruikers alleen willen mappen als:
Er toegevoegde waarde is om te mappen. Die toegevoegde waarde wordt in Minox geleverd doordat je er middels de RGS Analyzer allerlei mooie analyses mee kunt doen. De RGS mapping kan via de open API worden uitgelezen voor hergebruik in de keten en wordt ook meegeleverd in de Auditfile.
Het mappen zo min mogelijk tijd en inspanning kost: hiervoor hebben wij de zelflerende RGS Robot ontwikkeld. Hoe meer er gemapped is binnen de “crowd”; hoe slimmer de robot wordt en hoe minder tijd en inspanning het mappen kost.
Het mappen zeer gebruiksvriendelijk, snel en zelfs een beetje leuk is. Dat doet de RGS Mapper: wat nog niet is gemapped kun je makkelijk en snel wegtikken.
Open standaarden – Referentie grootboekschema
In een markt waar open standaarden steeds belangrijker worden is het essentieel om deze standaarden op een juiste manier te implementeren. Zo geldt dit zeker voor het referentie grootboekschema (RGS).
Toen RGS in 2014 op de markt kwam, was het direct een hype. Veel softwareleveranciers hebben daarom toentertijd de makkelijkste en snelste manier gekozen om RGS te implementeren. Je wilt immers niet achterlopen maar je wilt ook niet investeren in iets wat wellicht nooit een standaard gaat worden. Dit heeft geleid tot veel incomplete implementaties waardoor de mogelijkheden van RGS bijna nooit ten volle worden benut.
We zien gelukkig dat steeds meer partijen RGS volledig integreren. Dit leidt tot een breder toepassingsgebied van RGS:
Beschikbaar in de API
Beschikbaar in de Auditfile
Beschikbaar in rapportages
En beschikbaar in toepassingen over administraties heen
RGS Innovatiesessie
Tijdens de innovatiesessie zijn de RGS Robot en de RGS Mapper met een aantal kantoren uitgebreid getest. Gebruikers hebben suggesties gegeven hoe we de Robot nog slimmer kunnen maken. Ook zijn er suggesties gedaan om het mappen nog eenvoudiger te maken door het automatisch zoeken verder te verbeteren.
De kantoren zagen veel mogelijkheden om met de RGS Analyzer klanten te kunnen adviseren. Voor bijvoorbeeld werkkapitaal, kosten en omzetanalyses, of voor bijvoorbeeld een hoofdlijnenprognose van de nog te betalen inkomstenbelasting. Ook omtrent de Analyzer zijn goede suggesties gedaan hoe we de klantwaarde kunnen vergroten, door nog meer te sturen op de uitzonderingen, zowel positief als negatief.
Naast het individuele dashboard werd ook het belang van klantoverstijgend analyseren benadrukt. Zeker omdat de administratie steeds verder geautomatiseerd wordt. Hier zullen we de komende tijd hard aan gaan werken om steeds mooier te gaan maken.
Meedenken met innovaties?
Vind je het leuk om mee te denken met innovaties zoals de RGS Analyzer, stuur me dan een berichtje via onderstaande contactgegevens. Wij sparren graag met vooruitstrevende bedrijven en kantoren met een uitdagende visie.
Anderen lezen ook
Duurzaam samenwerken
Accountant
Welk prijsmodel past bij jouw kantoor?
Accountant
Heldere taal bij toelichten jaarrekening
Als expert en adviseur van administratiekantoren, accountantskantoren en boekhouders werkend met Minox, benadruk ik dat accountants tijdens de aandeelhoudersvergadering heldere taal moeten spreken bij het toelichten van hun bevindingen bij de jaarrekening en het bestuursverslag.
Accountant
Betalen vanuit je Administratie
Het aanbieden van factuurbetaling als een dienst is een eenvoudige manier om het serviceaanbod van jouw administratiekantoor uit te breiden en beter in te spelen op de behoeften van jouw klanten.
