Er is geen one-size-fits-all prijsmodel voor accountants- en administratiekantoren
In dit blog vertel ik over de verschillende modellen die ik tegenkom bij kantoren. Aan bod komen het uurtje-factuurtje model, het abonnementsmodel en het maatwerkmodel. Ik licht bij elk model toe wat de voor- en nadelen zijn en hoe je de samenwerking en software optimaal laat aansluiten bij het model waar jouw kantoor voor kiest.
1. Uurtje-factuurtje
Het meest bekende model is het traditionele uurtje-factuurtje model. Klanten betalen voor jouw inspanning, en de afrekening gebeurt op basis van de door jou besteedde tijd. De kosten van software worden soms opgenomen in een opslag op het uurtarief, soms één-op-één doorbelast, of klanten betalen deze zelf.
Voordelen
- Transparantie: klanten betalen op basis van werkelijke uren.
- Garantie op winstgevendheid: inefficiënties worden vaak doorbelast aan de klant.
Nadelen
- Veel administratie nodig per klant voor urenregistratie en doorbelastingen.
- Inkomensfluctuatie door variabele vraag en geleverde uren.
- Klanten beschouwen diensten vaak als kostenpost in plaats van investering.
- Minder efficiëntie door beperkte automatisering, wat talentwerving moeilijker maakt.
Inrichting van de samenwerking
Voor dit model is een goede urenoplossing essentieel, zoals Qics, Simplicate of Teamleader. Bij softwarekosten doorbelasten helpt inzicht in kosten per klant. Een alternatief is dat klanten zelf betalen voor software, zoals Minox Facturering, waarbij klanten voor slechts €7,95 per maand hun eigen facturen maken en banktransacties verwerken.
2. Abonnement
Bij het abonnementsmodel betaalt de klant een vast bedrag per maand voor een standaard set diensten, zoals de boekhouding, aangiftes en een jaarrekening. Extra of minder standaard werkzaamheden worden vaak apart in rekening gebracht.
Voordelen
- Transparantie: vaste maandelijkse kosten geven klanten duidelijkheid.
- Stabiele inkomsten voor het kantoor, minder afhankelijk van fluctuaties.
- Efficiënt werken verhoogt de marge, waardoor meer klanten bediend kunnen worden.
- Betere klantbinding door meer waarde te leveren.
Nadelen
- Inefficiënties komen voor rekening van het kantoor, maar dit is te beperken door duidelijke afspraken te maken.
- Afspraken over omvang van administratie, zoals maximaal aantal facturen of banktransacties, zijn belangrijk.
Inrichting van de samenwerking
Maak duidelijke afspraken over de dienstverlening en samenwerking, zoals tijdig aanleveren van documenten en een actieve bankkoppeling. Gebruik tools zoals het Minox Accountancy Dashboard om eenvoudig reminders en rapportages te versturen. Voor extra diensten kun je Minox uitbreiden met debiteurenbeheer, incasso’s en betaalopdrachten, wat meer waarde toevoegt zonder veel extra werk.
3. Maatwerk
Bij het maatwerkmodel wordt per klant afgestemd wie wat doet, welke waarde wordt geleverd, en wat een passende prijs is. Dit model past goed bij kantoren met grotere of complexere klanten.
Voordelen
- Flexibiliteit: maatwerkopties voor klanten die niet passen in standaardmodellen.
- Mogelijkheid om vaste prijzen en aanvullende tarieven te combineren.
Nadelen
- Meer werk voor het kantoor door variatie in administratieve processen.
- Hogere overheadkosten, wat het model vaak tot een premiumoptie maakt.
Inrichting van de samenwerking
Het maatwerkmodel vereist software waarmee je kunt afstemmen wie wat doet in de administratie. Minox biedt de mogelijkheid om rollen flexibel in te richten en koppelingen te maken met webshops, kassasystemen en branchepakketten. Dit maakt het eenvoudig om een mix van klanten te bedienen en maatwerkdiensten aan te bieden.
Wil jij ook de samenwerking met jouw klanten optimaal inrichten?
Arno Douze, Sales Manager bij Minox, heeft 17 jaar ervaring en sprak met meer dan 1000 kantoren. Hij deelt zijn kennis graag in een persoonlijk gesprek. Neem contact op via arno.douze@minox.nl om te ontdekken welk model bij jouw kantoor past en hoe je de samenwerking optimaal kunt inrichten.
