Door online en digitaal je administratie te verwerken wordt soms de suggestie gewekt dat je als ondernemer kan boekhouden zonder tussenkomst van een administratiekantoor of accountant.
Dat is ten dele waar, maar ook ten dele niet.
Dagelijkse administratie
Je administratie op orde brengen en houden is door de moderne online boekhoudpakketten vaak eenvoudig en voor iedere ondernemer goed te doen.
Als je kijkt naar de dagelijkse administratie onderscheiden we drie elementen:
- Inkoopfacturen
- Verkoopfacturen
- Bankmutaties
Inkoopfacturen
De meeste inkoopfacturen ontvang je per mail van je leverancier. Stuur je mail met daarin de factuur gewoon door naar Minox en de factuur staat klaar om verwerkt te worden. Een factuur in de post kan je scannen en doorsturen met de Bizcuit app (en ook direct daarmee betalen). Leveranciers die hun factuur via een portal aanbieden kan je meestal koppelen met Factuurconnectie, zodat Minox de factuur automatisch voor je ophaalt.
Verkoopfacturen
Je maakt je facturen met Minox, zodat de administratie en de openstaande posten direct zijn bijgewerkt. Als je liever op een andere manier factureert kan je de factuur naar je klant mailen met een bcc naar Minox. Dan staat die ook in de administratie.
Bankmutaties
Door een koppeling te maken met je bank worden je mutaties automatisch in Minox ingelezen en staan ze klaar om verwerkt te worden.
Maar er is meer
Als inkoop, verkoop en bank verwerkt zijn is je administratie up-to-date en heb je onder andere inzicht in je openstaande posten en kan je bijvoorbeeld aanmaningen versturen.
Maar de administratie bestaat uit meer dan deze basis elementen. Om een administratie compleet af te ronden, zullen er nog andere zaken verwerkt moeten worden. Denk hierbij onder andere aan:
- Loonjournaalposten
- Afschrijvingen
- Vooruitbetaalde kosten
- Nog te betalen kosten
Om deze posten goed te verwerken heb je een administratiekantoor of accountant nodig. Hij kan de administratie hiermee afronden en jouw aangifte Inkomstenbelasting of Vennootschapsbelasting verzorgen.
Daarnaast kan je accountant je helpen als je een financiering nodig hebt voor de aanschaf van bijvoorbeeld een auto of inventaris.
Dus ja, het is gedeeltelijk mogelijk om te boekhouden zonder boekhouder. Bijvoorbeeld om de administratie digitaal aan te leveren en voeden. Maar voor het jaarwerk en de bijbehorende rapportage en aangifte blijft altijd een boekhouder noodzakelijk.
