Zelf doen of uitbesteden?
De administratie is niet bepaald een populair onderdeel van het ondernemerschap. Het wordt vaak gezien als kostenpost. De ondernemer maakt de afweging: zelf doen of uitbesteden? Het is aantrekkelijk om te besparen op een accountant of boekhouder door zelf voor een paar euro per maand aan de slag te gaan met een boekhoudpakket waarmee alles mogelijk lijkt.
Laagdrempelige en goedkope boekhoudsoftware
Met de komst van laagdrempelige boekhoudsoftware wordt de ondernemer gefaciliteerd om zijn complete boekhouding op een goedkope manier zelf te doen. Het is daarbij fantastisch dat er steeds meer geautomatiseerd kan worden. Zeker met de komst van de cloud zijn er legio nieuwe mogelijkheden ontstaan. Denk aan functionaliteiten zoals online factureren, scan & herken, automatisch facturen ophalen en bankenkoppelingen.
De ondernemer is aanvankelijk in de veronderstelling dat hij met zijn nieuwe software zijn administratie geheel zelfstandig kan voeren. Hij lijkt in eerste instantie voordeliger uit te zijn.
De weerbarstige praktijk
De praktijk blijkt echter een stuk weerbarstiger. Eenmaal aan de slag valt het de ondernemer toch behoorlijk tegen. Geheel zelfstandig de administratie voeren is vaak een brug te ver. Hij stuit opt diverse vragen: Hoe richt ik mijn administratie in? Wat doe ik met mijn onderhanden werk? Hoe lees ik een balans? Hoe interpreteer ik de verlies- en winstrekening? Ook de BTW-aangifte en deponeringen roepen vragen op. Ik noem hier maar een paar voorbeelden van de vele vragen welke bij de ondernemer ontstaan zodra hij zelfstandig met zijn boekhouding aan de slag is gegaan. In veel gevallen beslist de ondernemer om dan toch alsnog toenadering te zoeken tot een accountants- of administratiekantoor. Dit verklaart ook waarom circa 50% van de ondernemers reeds zelf de keuze heeft gemaakt voor een boekhoudpakket, voordat hij bij een kantoor binnenkomt.
Zwart/wit keuze?
De keuze voor een ondernemer om met of zonder accountant te werken is echter minder zwart/wit. Het is meer de vraag wat de ondernemer wel zelf wil doen, en wat niet. Wat betekent dit dan voor hem? Dit betekent samenwerken. Dit betekent ook dat er een goede inventarisatie gemaakt moet worden door een accountant- of administratiekantoor, waarbij samen bepaald wordt wat de ondernemer wel en niet zelf wil (en kan) doen. Immers iedere ondernemer heeft zijn eigen wensen, prioriteiten en vooral ook een bepaalde mate van boekhoudkundige kennis in huis.
Samenwerking op maat
Een op maat afgestemde samenwerking met een accountant of boekhouder, gecombineerd met de juiste software die dat ondersteunt, is een opkomende trend. De accountant stemt zijn diensten af op de specifieke wensen van zijn klant. De (cloud) software biedt het platform waarop zowel de ondernemer als de accountant acteert.
Hoe een dergelijk platform en de samenwerking tussen de accountant en de klant er uit kan zien, is weergegeven in onderstaand schema.
