11-06-2020
Frustraties van accountants- en administratiekantoren
Iedereen die werkzaam is in de administratieve sector heeft zo zijn mening hoe administraties beter, efficiënter en sneller kunnen worden gevoerd. Financieel onderlegde personen zijn vaak netjes, gestructureerd, planmatig en met oog voor financieel detail. Ondernemers hebben regelmatig een iets andere persoonlijkheid en dat kan wel eens leiden tot frustraties. Welke frustraties herken jij?
1. Op tijd aanleveren!
“Ik doe het niet” hoor je vaak wanneer een ondernemer vraagt last minute een schatting in te dienen voor de btw aangifte omdat die zijn spullen (weer) niet tijdig had aangeleverd. Vaak krijgt de ondernemer toch nog één laatste keer het voordeel van de twijfel en dient de boekhouder toch nog een schatting in om een hoge boete te voorkomen. Dat (te) laat of niet aanleveren een grote frustratie is moge duidelijk zijn. Ondanks vaak zorgvuldige planningen leidt het tot piekdrukte aan het eind van de maand en dat is onnodig stressvol. In Minox kun je als administratiekantoor automatisch aanlevermails laten sturen, dat geeft vaak dat extra zetje om toch de administratie aan te leveren. Beter nog is om de administraties zoveel mogelijk digitaal te werken door deze vergaand te automatiseren. Zo heeft Minox realtime Scan & Herken voor een zeer aantrekkelijke prijs, Tevens kunnen Minox klanten met een unieke ondernemersapp hun business managen in één app.
2. Incomplete administraties
Iedereen kent het wel. De administratie is na veel reminders aangeleverd en de administratie is een puinhoop. Uiteraard allerlei missende bonnetjes en ook de facturen die niet meer via email maar via portalen moeten worden gedownload zijn niet aanwezig. Daarnaast sluit de bank niet aan omdat de verkeerde periode is geëxporteerd. Minox bevat gelukkig allerlei hulpmiddelen om deze frustraties te verhelpen. In 2020 zal Minox bankenkoppelingen hebben met alle gangbare banken van Nederland (ja dus ook SNS, Triodos, KNAB, ASN). Missende facturen die achter die vervelende portalen zitten kunnen automatisch worden opgehaald via factuurconnectie. En voor missende bonnetjes heeft Minox een unieke ondernemersapp die ondernemers helpt ze direct in te sturen. Mochten er dan toch nog zaken ontbreken, met één druk op de knop stuur je de ondernemer een vraagposten e-mail met alle missende bonnetjes en facturen.
3. Piekdrukte in kwartaalmaanden
Ieder kwartaalmaand zien we dat de drukte in Minox online met 50% toeneemt. Alle administraties moeten met terugwerkende kracht worden bijgewerkt om nog even snel btw aangifte te doen. Eigenlijk zonde want als de administratie frequent bij is dan kun je veel voordeel halen uit je administratie. Als je dat doet zijn je openstaande posten altijd bijgewerkt waardoor de ondernemer niet handmatig de betalingen in de bank moet inkloppen met alle foutkansen van dien. Tevens kan hij direct aanmaningen sturen naar klanten die nog niet hebben betaald. Dus voor alle klanten die je kunt motiveren om hun administratie te digitaliseren sla je drie vliegen in één klap. Eén: jij bent af van een deel van btw piek drukte. Twee: kleinere foutkans bij betalingen. Drie: Je kunt handmatig werk voor de ondernemer automatiseren.
4. Geen overkoepelend inzicht over alle administraties
Ieder boekhoudkantoor kent het wel, de Excel planning met alle administraties waarin wordt bijgehouden of een administratie is aangeleverd, wie waar mee bezig is, wanneer de btw deadline is, eventuele aandachtspunten van de administratie, etc. In Minox heb je een overzichtelijk accountancy dashboard waarin je precies de status van de administratie kan bijhouden. Je kunt plannen, de btw deadline wordt bewaakt en acties worden eenvoudig vastgelegd en overgedragen.
5. Handmatig overkloppen van cijfers
De administratie is op orde en je wilt een jaarrekening, fiscale aangifte of een andere programma gebruiken om je cijfers te verwerken. Maar helaas je kunt de cijfers niet importeren maar moet ze weer overkloppen, mappen, etc. Om deze frustratie te voorkomen zet Minox daarom in op open standaarden. Minox is koploper op het gebied van RGS, een open standaard voor financiële gegevens uitwisseling. Tevens heeft Minox een uitgebreid dashboard waarmee inzicht in Werkkapitaal, Liquiditeit, Solvabiliteit en veel meer wordt geboden. Minox ondersteunt tevens de laatste versie van de auditfile, de RGS brugstaat en tevens heeft Minox een open API waarmee het koppelen heel makkelijk wordt gemaakt. Bekijk daarom ook onze uitgebreide lijst van koppelpartners!
6. Betalingen, ontvangsten en regelingen van de belastingdienst
Je kent de ZZP administraties wel waar zakelijk en privé dwars door elkaar lopen. Btw, loonheffing, zorgverkeringswet, motorrijtuigenbelasting en dan nog alle soorten toeslagen. Je bent dan meer tijd kwijt aan de zoekhulp betalingskenmerk belastingdienst dan aan het doen van de administratie. Gelukkig heeft Minox dit voor alle ondernemers vergaand geautomatiseerd. Eenmalig je BSN instellen en je kunt per stroom aangeven welke grootboekrekening en Minox maakt er zelf een keurige omschrijving bij.
7. Ordners, schoenendozen en papieren archieven
Je bent bezig met de activastaat en je mist net een kopie van die ene factuur die nog in de ordner van de klant zit. Je wilt aan het jaarwerk beginnen en net die map met facturen is kwijt en nergens meer te vinden. Je krijgt een belastingcontrole, de ondernemer is net verhuist en kan zijn papieren archief nergens meer vinden. Allemaal frustraties en soms zelfs billenknijpen. Gelukkig biedt Minox ook allerlei hulpmiddelen om papieren dossiers te archiveren en zo te voldoen aan de bewaarplicht. Zo kunnen grote hoeveelheden documenten snel worden in gescand en met bulk splitter makkelijk per boeking worden verwerkt.
Wat is jouw grootste ergernis? Laat het ons weten! We zoeken graag samen naar een oplossing. Neem nu contact op met Minox via info@minox.nl.
