14-4-2021
Keuzes maken
Bij de start van iedere onderneming worden keuzes gemaakt, ook op administratief vlak. Een van de vragen die je moet beantwoorden is: wordt er gebruik gemaakt van het kasstelsel of het factuurstelsel? Moderne technologische ontwikkelen zorgen ervoor dat steeds meer gebruik wordt gemaakt van het factuurstelsel. Dat betekent ook dat steeds vaker wordt overgestapt van het kasstelsel naar het factuurstelsel. De overstap brengt wel een aantal valkuilen met zich mee. Welke zijn dit? En waar moet je op letten?
Factuurstelsel vs. Kasstelsel
Eerst een korte opfrisser. Wat is het verschil tussen de twee? Het factuurstelsel pas je toe als de ondernemer voornamelijk goederen levert aan ondernemers en/of andere rechtspersonen. De ondernemer is dan verplicht een factuur te sturen met btw. De factuurdatum bepaalt het tijdvak waarin de btw moet worden aangegeven. Het kasstelsel daarentegen geldt voor ondernemers die voornamelijk leveren aan particulieren. Hierbij moet de btw worden aangegeven in het tijdvak dat het bedrag daadwerkelijk is betaald of ontvangen (op de bankrekening of in kas).
Hoe gaat het in de praktijk?
In de praktijk worden veel administraties volgens het kasstelsel verwerkt, ondanks dat het volgens de richtlijnen van de Belastingdienst met het factuurstelsel zou moeten. De reden hiervoor is dat bij het factuurstelsel sprake is van zogenaamd “dubbel boekhouden”. Misschien herken je het wel: facturen worden eerst in het verkoopboek of inkoopboek verwerkt en vervolgens worden ze weer afgeboekt in de bank of kas. Een dubbele handeling. Met name administratiekantoren verwerken veel administraties daarom nog volgens het kasstelsel. Aan het einde van het boekjaar worden dan de nog openstaande facturen bepaald en verwerkt, zodat de btw-aangifte weer sluitend is. Gedurende het jaar is de btw dan mogelijk diverse keren in het verkeerde tijdvak aangegeven, maar door de herrekening is het op jaarbasis correct.
Wat doen technologische ontwikkelingen?
Steeds vaker worden administraties digitaal in een online omgeving verwerkt. Ondernemers en administratiekantoren maken dan gebruik van scan en herken voor de facturen. Dat betekent dat je in ieder geval volgens het factuurstelsel de administratie moet gaan voeren, waarmee je alsnog dubbel gaat boekhouden. Toch is dit niet direct een probleem. Door de snelheid van verwerken via scan en herken heb je nauwelijks tijdverlies. Sterker nog: doordat de documenten zich al in de administratie bevinden zal je veel sneller met het jaarwerk klaar zijn, omdat je als accountant niet meer door ordners hoeft te bladeren bij de controle van de administratie.
Het activeren van scan en herken gebeurt met één muisklik. Debiteuren en crediteuren worden vanuit scan en herken automatisch aangemaakt. De overschakeling van het kasstelsel naar het factuurstelsel is daarmee zo gedaan.
Belangrijke aandachtspunten
Er zijn wel wat punten waar je op moet letten als je overstapt op het factuurstelsel. Stel je voor, je schakelt over van het kasstelsel naar het factuurstelsel en bankmutaties worden automatisch ingelezen en verwerkt. De debiteur of crediteur wordt herkend en de openstaande post wordt automatisch afgeletterd. Maar, in de overgangsfase komt er bijvoorbeeld een betaling binnen van een debiteur die een openstaande post had. Deze was nog niet verwerkt in het verkoopboek, omdat ten tijde van het uitschrijven van de factuur nog het kasstelsel gehanteerd werd. In dat geval moet de ontvangst van de betaling in de bank worden geboekt op omzet (met de juiste btw-uitsplitsing).
Bij het gebruik van het kasstelsel wordt er bij het verwerken van bankmutaties veelal gebruik gemaakt van zogenaamde Herkenningsteksten. Zo is er bijvoorbeeld een herkenningstekst “Van Aken” met daarbij gekoppeld de grootboekrekening Omzet. Dus als er geld ontvangen wordt van Van Aken, moet de software dat automatisch boeken op Omzet. Dat is in dit voorbeeld correct als het een ontvangst is van een factuur die tijdens het kasstelsel is uitgeschreven. Als de factuur tijdens het factuurstelsel gemaakt is, moet die wel op de openstaande post worden afgeboekt.
Bij het overstappen van het kasstelsel naar het factuurstelsel zal je tijdens de overgangsperiode bij het verwerken van bankmutaties dus heel goed moeten opletten. Kijk goed of betalingen goed worden verwerkt en dat er geen negatieve openstaande post wordt gecreëerd bij een debiteur in plaats van dat er op omzet wordt geboekt. Of dat er ten onrechte op omzet geboekt wordt terwijl er een factuur had moeten worden afgeletterd.
Ben jij op zoek naar een boekhoudprogramma om je administratie mee bij te houden? Minox biedt een totaaloplossing voor de financiële administratie voor ondernemers. Neem contact op via het contactformulier of bel naar 085 – 064 30 60.
