Hoe voldoe je aan je bewaarplicht?
Hoe voldoe je aan je bewaarplicht na het beëindigingen van je Minox abonnement? Bij Minox vinden wij het belangrijk om transparant te zijn in wat de mogelijkheden zijn als je stopt met het gebruik van Minox Online. Wij vinden dat je als klant te allen tijden over je data moet kunnen beschikken, uiteindelijk is het jouw data. Daarom bieden wij je een drietal opties die allemaal een aantal voordelen en een aantal nadelen hebben.
1. Permanent toegang hebben tot de data in zijn volledige vorm:
je krijgt van Minox een inkijklicentie waarmee je altijd kunt terugkijken in je administraties. Dit is vooral handig als je veel administraties hebt en / of verwacht nog regelmatig terug te moeten kijken in oude administraties. Om de omgeving in de lucht te houden maakt Minox uiteraard kosten voor de hosting en data opslag. Hiervoor rekenen wij een lage prijs van 5 euro en tevens 20 cent per administratie per maand omdat wij vinden dat klanten ook na het stoppen van het abonnement recht hebben op een goede service. Mocht er meer dan de fair use van 1gb data aan bestanden worden gebruikt dan kan daar een opslag voor worden gerekend van 2 euro per maand.
2. Inkijken op afroep:
Verwacht je niet regelmatig je data te hoeven inkijken en heb je niet veel administraties dan kun je ook kiezen voor inkijken op afroep. Als bedrijf heb je een fiscale bewaarplicht: wanneer het voor bijvoorbeeld een belastingcontrole nodig is om je administraties in te zien, dan kunnen wij op dat moment een omgeving voor jou ter beschikking stellen. Je dient in dit scenario zelf back-ups gemaakt te hebben van je administraties en deze veilig te hebben opgeslagen. Op het moment dat het dan nodig, is maken wij een tijdelijke omgeving voor je aan waarin je je back-ups kunt terugplaatsen en je gedurende twee weken bij de data kunt. Hiervoor berekent Minox 25 euro administratiekosten per keer dat dit nodig is. Het voordeel is dat je geen vaste kosten meer hebt aan je administraties en toch in de meest rijke vorm over je oude administraties kunt beschikken.
3. Bewaren van de administratieve data in open formaten:
In Minox kun je de data in allerlei “open” standaarden verkrijgen. Denk hierbij aan de Auditfile van de belastingdienst, een dump van alle documenten (inkoop en verkoopfacturen opgeslagen in de administratie), een volledige export van het grootboek naar Excel en alle rapportages die naar Excel, PDF en Word kunnen worden geëxporteerd. Uiteraard dien je als klant in dit geval zelf over de juiste programma’s te beschikken om je data in die “open standaarden” te kunnen zien. Deze bestanden kunt u zelf uitlezen in Minox Online. Heeft u vragen over het proces, neem dan contact op met onze Customer Support afdeling.
Minox vindt het heel belangrijk om goed voor zijn klanten te zorgen. Daarom hebben wij al ruim 35 jaar klanten die ons jaar in jaar uit trouw blijven. Vanwege onze goede software en omdat wij de klant altijd voorop stellen met een uitstekende service. Daarbij maakt het niet uit of je nu klant bij ons wilt worden, bent of bent geweest.