Efficiëntie en tijdsbesparing voor klant en kantoor
Arjan Gerrits over de overstap naar Minox
In september 2020 besloten Arjan Gerrits en Huib Ebbers, oprichters van administratiekantoor Gerrits Ebbers, over te stappen naar Minox Online. Samen met Wolf Deiters richtten ze in januari 2021 hun templateadministratie en dashboard in. Sindsdien ervaren ze een tijdsbesparing van maar liefst 30% per klant. Arjan vertelt over hun samenwerking met Minox en de voordelen voor zowel hun kantoor als hun klanten.
Over Gerrits Ebbers
“In 2009 ben ik gestart met mijn eigen onderneming. Ik werkte toen al jaren in loondienst, maar ik wilde mijn eigen koers varen. Via een advertentie kwam ik in contact met mijn huidige compagnon Huib. Hij zocht een freelancer voor particuliere aangiften. In 2010 besloten we onze krachten te bundelen en een administratiekantoor te starten. Inmiddels bedienen we samen met twee parttime medewerkers zo’n 1200 particuliere belastingaangiften en 250 tot 300 zakelijke klanten, voornamelijk in de bouw en consultancy. Met vestigingen in Almelo en Zwolle zijn we regionaal goed vertegenwoordigd. We hechten veel waarde aan persoonlijk contact en een informele aanpak. Daarnaast investeren we continu in digitalisering en efficiëntere werkwijzen.”
Waarom de overstap naar Minox?
“Hoewel we al met een fijn boekhoudpakket werkten, wilden we verder digitaliseren en onze processen nóg efficiënter maken. In september 2020 kwamen we in contact met Minox. Samen met Wolf richtten we onze administraties in, en vanaf januari 2021 werkten we volledig met Minox. De overstap bleek een schot in de roos: de administraties zijn nu 30% sneller verwerkt. Dat komt door slimme functies zoals Scan & Herken en de overzichtelijke dashboards.”
Communicatie met klanten
“De overstap naar Minox hebben we persoonlijk bij onze klanten aangekondigd. We installeerden samen de Bizcuit-app, realiseerden bankkoppelingen en gaven uitleg over functies zoals Scan & Herken. Hoewel het in het begin even wennen was, gaat alles nu soepel. Klanten waarderen het gemak van digitaal werken, bijvoorbeeld doordat bonnetjes niet meer fysiek hoeven te worden aangeleverd. Dankzij mond-tot-mondreclame hebben we zelfs nieuwe klanten aangetrokken.”
Tijdsbesparing en efficiëntie
“De combinatie van Minox en de Bizcuit-app werkt fantastisch. Scan & Herken bespaart ons veel tijd bij het verwerken van documenten. Het dashboard in Minox geeft een duidelijk overzicht van werkvoorraad en openstaande taken. Daarnaast kunnen we vanuit Minox eenvoudig rapportages en reminders naar klanten sturen. Dit scheelt veel handmatig werk en verhoogt onze efficiëntie.”
Toekomstwensen
“Wat we in de toekomst graag zouden zien, is een dashboard met rapportages in de Bizcuit-app. Het dashboard in Minox is al erg handig en stelt ons in staat om tijdens klantgesprekken dieper in te gaan op specifieke cijfers. Een soortgelijke functie in Bizcuit zou het gebruiksgemak voor onze klanten verder vergroten.”
Nieuwe mogelijkheden met Minox
De onboarding van Gerrits Ebbers Administratiekantoor vond plaats in 2020. Inmiddels biedt Minox een geavanceerde conversietool waarmee administraties uit vrijwel alle boekhoudprogramma’s eenvoudig worden overgezet naar Minox Online. Dit maakt een overstap naar Minox nog laagdrempeliger en efficiënter.
Minox blijft vooroplopen in digitalisering en ondersteunt administratiekantoren zoals Gerrits Ebbers bij het bieden van hoogwaardige dienstverlening, waarbij efficiëntie en klantgerichtheid centraal staan.