[vc_row equal_height="yes" el_class="content-row extra-padding-middle-col-row"][vc_column width="1/5"][/vc_column][vc_column width="3/5" el_class="content-col"][vc_single_image source="featured_image" img_size="blog-image-detail" alignment="center"][vc_row_inner el_class="inner-content-row"][vc_column_inner][vc_column_text el_class="date-tb"][get_post_date][/vc_column_text][vc_column_text]Het is de ambitie van Minox om 3x sneller administraties te kunnen verwerken. Essentieel voor die missie is het automatiseren van twee belangrijke pijlers: het inkoop- en verkoopproces. Daarom introduceert Minox realtime Scan & Herken voor een vaste prijs van € 2,95 per administratie per maand (fair use). Dit is een uniek aanbod waarmee ieder bedrijf grote stappen kan zetten in de efficiëntie en kwaliteit van de administratie voor de laagste prijs in Nederland.
Hoe werkt dit?
Je kunt op klantniveau realtime Scan & Herken aanzetten waarbij je gaat betalen per actieve administratie. Voorbeeld: je hebt als klant vijf actieve administraties in Minox Online dan betaal je 5 x 2,95 = 14,75 per maand. Hiervoor krijg je een fair use van vijf bundels van 50 facturen per maand = 250 facturen. Het maakt niet uit in welke administratie je die gebruikt en of het om bonnen, inkoop- of verkoopfacturen gaat.
Wat als ik over de fair use heen ga?
In principe schat je van te voren in hoeveel facturen je gebruikt. We bekijken naar het gemiddelde verbruik per kwartaal over al je administraties heen. In het bovenstaande voorbeeld zou het verbruik bijvoorbeeld januari 200, februari 250 en maart 270 kunnen zijn geweest. Het gemiddelde is dan 240 en de bundel van 250 facturen volstaat. Was het verbruik in januari 280, februari 300 en maart 360 dan is het gemiddelde 320 facturen, hoger dan de fair use van 250. Je krijgt hier achteraf geen factuur voor (extreme overschrijdingen daargelaten) want we willen geen verrassingen achteraf. Het aantal bundels zullen we wel verhogen met twee bundels (naar in totaal 7 x 50 = 350 facturen per maand). Mocht na vier kwartalen blijken dat de overschrijding eenmalig was dan kan de bundel in overleg weer worden teruggezet naar een realistisch niveau.
Wat is het verschil tussen realtime en premium herkenning?
Realtime herkenning heeft als voordeel dat facturen die worden ingestuurd binnen enkele seconden in het Scan & Herken voorstel staan om te worden verwerkt. Tevens is de prijs door een geheel geautomatiseerde herkenning veel lager dan de 35 cent voor premium herkenning. Premium herkenning houdt in dat de geautomatiseerde herkenning van facturen en bonnetjes wordt gecombineerd met geautomatiseerde kwaliteitscontroles waarop door mensen supervisie wordt toegepast. Mensen corrigeren en vullen dus factuurgegevens aan die door de geautomatiseerde herkenning niet volledig of niet juist werden herkend.
Geautomatiseerde herkenning heeft gemiddeld een herkenningspercentage van ongeveer 80-85% en premium herkenning is dit door de menselijke factor bijna 100%. Hierdoor neemt premium herkenning je extra controle en correctiewerk uit handen.
Wat is de Business case?
Voor een ondernemer met 5 administraties en 250 facturen per maand zijn de extra kosten € 14,75 per maand. De tijdsbesparing die hierdoor minimaal moet worden gerealiseerd zou op basis van een uurtarief van € 45 euro voor een administratief medewerker nog geen 20 minuten zijn. Deze tijdsbesparing behaal je door efficiënter de facturen te verwerken maar vooral ook door een verbeterde kwaliteit van de administratie. Achter elke boeking is namelijk de gescande factuur aanwezig en uit onderzoek blijkt dat het zoeken een medewerker gemiddeld 1-2 uur per dag kost. Zeker bij vragen van klanten of geschillen met leveranciers is het direct kunnen terugvinden facturen een enorm voordeel voor jouw bedrijf.
Voor een accountant of administratiekantoor met 40 interne administraties en gemiddeld 50 facturen per administratie zijn de extra kosten € 118,-. De tijdsbesparing die hierdoor minimaal moet worden gerealiseerd is op basis van een uurtarief van 60 euro nog geen twee uur. Deze tijdsbesparing behaal je door efficiënter facturen te verwerken maar vooral ook de verbeterde kwaliteit van de administratie. Achter elke boeking is namelijk de gescande factuur aanwezig en daarmee kun je de ondernemer echt helpen. Bonnen, facturen, ordners en soms zelfs hele administraties raken kwijt en dan is het geweldig als je als boekhouder alles digitaal in de boekhouding hebt zitten. Tevens bespaart ieder kantoor ook op fors op het jaarwerk doordat facturen en bonnen direct in de administratie aanwezig zijn. Uit onderzoek blijkt namelijk dat aan het zoeken medewerkers gemiddeld 1-2 uur per dag kwijt zijn.
Realtime Scan & Herken is beschikbaar vanuit de applicatie rond 1 januari 2019.
Door Wilco Kraaij
Wilco is als manager strategie & innovatie werkzaam bij Minox. Door zijn accountancy achtergrond, brede ervaring in software development en passie voor innovatie weet hij vooruitstrevende bedrijven voorop te laten lopen in fintech toepassingen. Hij is daarnaast een gepassioneerde vader en liefhebber van sport.
