Wat is Robotic Accounting

CEO Hessel Kuik over Robotic Accounting

Wat is robotic accounting?

Robotic accounting is technologie die ervoor zorgt dat facturen zonder enige menselijke inmenging en zonder fouten in het boekhoudsysteem terecht komen. Je zou het ook automatisch boekhouden kunnen noemen en soms wordt het ook no-hands accounting genoemd.

“Ik stel me graag een wereld voor, waarin het woord boekhouden niet meer bestaat. De boekhouding wel. Maar het werkwoord boekhouden niet. Een beetje zoals het woord ‘aanslingeren’. Vroeger moest je een auto aanslingeren, maar nu start je een auto gewoon met een druk op de knop. Mijn dochters van 5 en 7 kennen het woord aanslingeren niet. Ik ben benieuwd of hun kinderen het woord boekhouden gaan kennen. De boekhouding is er gewoon. De technologie verandert, de boekhouding blijft, maar volledig automatisch op de achtergrond. Dat is waar we het over hebben, als we spreken over Robotic Accounting."

Wat is daarvoor nodig?

Meer dan een technologische ontwikkeling

Vaak begint men dan over allerlei technologische ontwikkelingen, zoals AI en Machine Learning. Nieuwe technologieën gaan ook een belangrijke bijdrage leveren. Maar de crux van Robotic Accounting is volgens mij veel fundamenteler. De uitdaging zit niet primair in technologie, maar in hoeverre wij in staat zijn om afspraken met elkaar te maken over gegevensuitwisseling.

Dat blijkt moeizaam, kijk maar naar de adoptie van UBL en Peppol, en naar hoeveel moeite een traject rondom RGS en SBR kost. De tot voor kort beperkte toegankelijkheid tot bankdata en bankdiensten is hier ook een voorbeeld van. Met PSD2 is daar gelukkig verandering in gekomen.

Robotic Accounting en de waardekringloop

De waardekringloop zal bij veel accountants bekend zijn. Facturen ontvangen en versturen gaat steeds beter. Helaas is de adoptie van UBL, het Peppol netwerk en RGS nog laag, maar ik ga er vanuit dat dit in de toekomst gemeengoed gaan worden. Het is dan een efficiënte sluitende digitale keten waarin computers direct gegevens met elkaar uitwisselen

Dat is niet hoe het over het algemeen werkt met ontvangsten en betalingen:

• Vaak gaat de bank boeken nog met de hand of op basis van exports uit internetbankieren, maar er zijn ook boekhoudpakketten met bankenkoppelingen. Die pakketten hebben een voorsprong, maar de koppelingen hebben echter beperkingen zoals dat bankdata maar 1x per dag wordt ingelezen en altijd dus minimaal één dag oud is.
• Betalen staat over het algemeen los van de administratie. Zelfs met betalen via een bankenkoppeling zijn er veel nadelen, bijvoorbeeld dat het gebruik ervan beperkt is en je niet echt betalingen kunt initiëren.

Online boekhouden zeer geschikt voor robotisering

Boekhouden is zeer geschikt voor automatisering. Boekhouden is het systematisch vastleggen van gebeurtenissen die een financiële weerslag hebben. We leven in toenemende mate in een digitale wereld. Al deze gebeurtenissen kunnen digitaal worden ontvangen. Bijvoorbeeld inkopen, verkopen en geld ontvangen en betalen. Dan kunnen we het ook automatiseren. Dat is waar Robotic Accounting over gaat.

Robotic Accounting richt zich op het efficiënter maken van bestaande processen. Maar nog veel interessanter is het om na te denken over hoe we waarde kunnen toevoegen door nieuwe mogelijkheden te realiseren. Als die gebeurtenissen digitaal naar ons toekomen, dan moeten we ook gebeurtenissen digitaal kunnen initiëren. Dat gebeurt nog heel weinig. En dan heb ik niet alleen over iemand een UBL sturen, de BTW aangifte digitaal doen of een SBR rapport versturen, maar over bijvoorbeeld Robotic Expense Management. Of nog extremer: Robotic Cash Management. Hoe zou dat er uit zien? En wat is er nodig om daar te komen?

Een belangrijk onderdeel daarvan is B&B: Boekhouden & Bankieren, geïntegreerd in één oplossing. PSD2 gaat daar gelukkig bij helpen. Lees hierover meer in de blog over Robotic Cash Management.