door: Antonia Giltaij, werkzaam bij administratie- en accountantskantoor Het Nieuwe Beheer
Ontzorgen
Het Nieuwe Beheer is ruim drie jaar geleden begonnen als administratiekantoor plus. De administraties bestonden alleen uit horecazaken. Sindsdien is Het Nieuwe Beheer flink gegroeid en verder gespecialiseerd in, maar niet beperkt tot, alleen horeca. We zijn nu met vijf collega’s en het aantal klanten is sinds 2015 meer dan verdrievoudigd. Sinds 2017 hebben wij bovendien de zeer waardevolle deelname van een accountant, waardoor wij naast de financiële administratie, rapportage en de loonadministratie nu ook de jaarrekeningen op ons kunnen nemen. Door de ervaring die we in de loop der jaren hebben opgebouwd, kunnen zelfs een stukje inkoop waarnemen.
Onze dienstverlening is ontzorgend en gaat verder dan alleen het gedegen bijhouden van financiële administraties. Naast de operationele zaken, rapporteren wij middels maandelijkse managementrapportages aan elke horecazaak. Door de ervaringen in en met de horeca kunnen wij cijfers vertalen naar operationele handelingen. Daarnaast ondersteunen wij jonge ondernemers met het opzetten van hun zaak. Stapsgewijs doorlopen wij alle nodige acties en richten wij hun administratie in binnen onze huidige werkwijze.
Met onze groei in zowel kwantiteit als kwaliteit kwam ook de noodzaak tot een efficiëntere werkwijze. Om al onze klanten te kunnen voorzien in hun wensen en behoeften (wat een dagtaak op zich bleek te worden) merkten we al snel dat we onze tijd beter moesten managen door met de tijd mee te gaan. We hebben hiervoor grofweg drie verschillende fases kunnen definiëren, namelijk digitaliseren, automatiseren en optimaliseren. De eerste fase begon intern. Wij waren gewend om met stempels en fysieke post in mappen te werken. Elke factuur werd handmatig in Minox ingevoerd en vervolgens per factuur in de bank ter betaling gezet. Dit is te overzien met acht administraties, maar bij het passeren van de 25 is de chaos snel nabij.
Digitaliseren
Om deze chaos voor te zijn werd het eind 2015/begin 2016 tijd om te digitaliseren. De eerste stap was eigenlijk de ‘extreme home makeover’ van de bestaande administratiestructuur. Om minimaal zeven jaar aan digitale opslag te kunnen garanderen, moesten we geloven aan het werken in een ‘Cloud’. Dit hebben we door middel van een NAS (Network Attached Storage) kunnen realiseren. Via onze website kunnen klanten inloggen via een 2 Factor Authentication (een wachtwoord én een steeds wisselende code) om inzage te krijgen in hun gehele administratie. Tot onze vreugde bleek ook Minox Online verder te gaan in een ‘cloud-omgeving’. De administraties zijn dus altijd en overal veilig toegankelijk. Lokaal werken wij nu alleen nog in de Cloud en zijn onze computers nu zelfs beveiligd met een vingerafdruk. De Cloud maakt elke dag een volledige back up, zodat wij en onze klanten ook nog beter beveiligd zijn.
De structuur van de Cloud is klassiek. De mappen zijn de nieuwe stempels. De inkoopfacturen verplaatsen we van de mail naar Crediteuren Nieuw, naar Crediteuren Geboekt, naar uiteindelijk Crediteuren Betaald. Daarbij heeft elke administratie ook zijn eigen mappen voor belangrijke informatie. Waar nodig zijn bestanden extra beveiligd met een wachtwoord. Indien van toepassing is er een map voor verkoopfacturen. Tot slot hebben we voor iedere administratie een eigen digitaal factuuradres aangemaakt. We konden vlot van start.
Regie
Al snel kwamen we erachter dat we in dit digitalisatieproces het heft in eigen handen moesten nemen. De ondernemers bleven toch liever informatie opvragen per mail of telefonisch, dus van de NAS maakte niemand daadwerkelijk gebruik. Dit was geen goede voorbode voor de verdere omwikkeling en we besloten de klanten een passieve rol te geven. Wij waren enthousiast en wisten precies hoe we dit proces voor ons zagen. Het uitleggen en aan het werk zetten van de klanten bleek dan ook inefficiënt en tijdrovend. Voor bestaande klanten hebben we daarom op basis van hun administratie zelf de leveranciers gemaild voor de digitale adreswijziging; een leuke klus voor stagiairs (niet dat wij die destijds hadden)! Binnen een maand kregen wij al 80% van de facturen alleen digitaal. Post is nu uitzonderlijk en meestal reclame.
Nieuwe klanten krijgen direct een eigen mailadres en worden gevraagd hun leveranciers te informeren en/of hun eigen mail automatisch door te sturen naar hun digitale factuuradres. Tegenwoordig is het gelukkig al heel gewoon digitaal te factureren! Vereiste is nog wel, dat de klant zelf eventuele fysieke post scant en naar zijn eigen digitale factuuradres stuurt. Omdat wij voor veel klanten ook de betalingen klaarzetten, is men over het algemeen vrij gemotiveerd dit snel op poten te zetten. Wat we niet binnenkrijgen, kunnen we ook niet ter betaling zetten.
Inmiddels is onze werkwijze routine en geven wij de klanten ook geen andere optie. De investering qua tijd heeft zichzelf al snel terugverdiend. Denk bijvoorbeeld aan hoe makkelijk het wordt iets terug te vinden; met Control F in digitale mappen gaat zoeken een stuk sneller dan met het letterlijke bladeren. Dit leidde vervolgens automatisch naar de volgende fase: automatiseren.
Lees hier het vervolg van dit blog
