Overzicht en efficiëntie met het Minox Accountancy Dashboard

Meerwaarde Accountancy Dashboard

Eerder dit jaar lanceerde Minox het Accountancy Dashboard voor alle Minox administratie- en accountantskantoren. Inmiddels heeft een groot aantal kantoren hand-on ervaring opgedaan met het dashboard en zijn er op basis van klantfeedback alweer vele verbeteringen doorgevoerd. In dit blog delen we wat de laatste stand van zaken is en lichten we de meerwaarde toe van het Accountancy Dashboard voor administratie- en accountantskantoren.

Waarom een Accountancy Dashboard?

Overzicht

Het eerste doel van het Accountancy Dashboard is om kantoren een overzicht te geven van alle administraties en de status daarvan. De status is gebaseerd op de BTW periode en geeft per administratie aan wat er nog te doen is om tot een volledige administratie te komen voor de aankomende BTW aangifte.

In het overzicht zijn zowel administraties te zien die in Minox gevoerd worden, als administraties die buiten Minox gevoerd worden. Voor de Minox administraties is realtime te zien wat de werkvoorraad is voor de administratie. Dit omvat onder andere het aantal nog te verwerken facturen, bankmutaties als ook de vraagposten. Ook is de status van de PSD2 bankenkoppelingen opgenomen in het overzicht. Verder zie je in één oogopslag welke aandachtspunten en vaste afspraken er zijn met klanten. Tenslotte zie je ook in één overzicht voor alle dagboeken wanneer deze voor het laatst zijn bijgewerkt en hoeveel boekingen er gemaakt zijn.

Efficiëntie

Naast overzicht verschaffen, is het tweede doel om kantoren te helpen om veel efficiënter te werken. Medewerkers kunnen doorklikken op acties in het dashboard om direct naar de betreffende actie in de betreffende administratie te gaan. Zo verwerk je efficiënt vanuit het dashboard ‘van boven naar beneden’ de administraties waar openstaande acties zijn. Het dashboard is geoptimaliseerd voor werken met twee beeldschermen. Op het ene scherm zie je het dashboard en klik je op een actie, en op het andere scherm opent de bijbehorende administratie om direct de actie te kunnen voltooien.

Bij het verwerken van administraties vanuit het dashboard is het mogelijk om direct de klant te betrekken door (automatische of handmatige) aanlevermails en vraagpostenmails te versturen vanuit het dashboard. Vraagposten worden automatisch in de vraagpostenmail opgenomen, dus een uitvraag is met een druk op de knop gedaan.

Rapportage

Naast de aanlevermails en vraagpostenmails, kunnen vanuit het dashboard ook rapportagemails verstuurd worden naar klanten. Zo stuur je na afloop van een periode met één klik de kolommenbalans, ouderdomsanalyse crediteuren en debiteuren, proef- en saldibalans, jarenoverzicht en/of het winst- en verliesoverzicht.

Voor interne rapportage zijn KPI’s zoals ‘Administraties nog af te ronden voor BTW aangifte’ en ‘Administraties bij te werken deze week’ inzichtelijk. Hierbij kan met diverse filters gewerkt worden om de inzichten nog specifieker te maken.

Het Accountancy Dashboard is gebaseerd op elf pijlers die jou als kantoor helpen om het administratieve proces verder te automatiseren. Hieronder worden de pijlers in meer detail toegelicht.

1. Aanleverproces: door (geautomatiseerd) aanlevermails te laten sturen kun je veel tijd besparen. Ondernemers weten daardoor dat ze tijdig moeten aanleveren en doordat je de administraties eerder ontvangt kun je drukke perioden ook beter plannen.
2. Werkvoorraad: de werkvoorraad is altijd zichtbaar in het accountancy dashboard, zowel het aantal facturen, de bankmutaties als ook de vraagposten. Met één druk op de knop spring je direct naar het juiste programma en de juiste administratie om de facturen of bankmutaties te verwerken.
3. Vraagposten: met één druk op de knop vraagposten genereer je een vraagpostenmail met alle boekingen op die rekening, dus zonder overtypen direct mailen naar de klant. Dat is het makkelijke van online boekhouden.
4. Acties en vaste afspraken vastleggen: iedereen kent het wel de vaste administrateur is ziek en nergens is vastgelegd wat de aandachtpunten van de administratie zijn en hoe de uitzonderingsboekingen moeten worden geboekt. Zowel in Minox als via het Accountancy Dashboard kun je snel acties en vaste afspraken vastleggen. Op het management dashboard is de complete lijst met acties over alle administraties in één overzicht inzichtelijk, handig toch?
5. Inzicht & planning: wie, wat, wanneer en de status van btw aangifte. Tevens kun je inzicht krijgen in details van de administratie, hoe ver deze bijgewerkt is en wanneer de klant voor het laatst heeft gewerkt. Per dagboek krijg je te zien tot hoever het is bijgewerkt en hoeveel boekingen er zijn gemaakt.
6. Rapportages automatiseren: als de administratie is bijgewerkt wil je de klant inzicht geven in zijn cijfers. Met één druk op de knop worden de belangrijkste rapportages gegenereerd en kunnen dan direct naar de klant worden gestuurd.
7. Geschikt voor alle type klanten: het dashboard biedt het meeste toegevoegde waarde als je werkt met Scan & Herken en bankenkoppelingen. Je ziet dan live je werkvoorraad en houdt inzicht in wat je nog moet doen, zo voorkom je de btw piekdrukte. Maar ook als je klanten orders brengen heb je nog veel toegevoegde waarde van het accountancy dashboard.
8. Buiten Minox administraties: geen enkel administratiekantoor werkt maar met één boekhoudpakket. Daarom kan je op het Accountancy Dashboard zelfs buiten Minox administraties toevoegen. Ook administraties die nog in Minox voor Windows worden gevoerd kunnen worden toegevoegd. Zo heb je op één plek al je administraties, hou je het complete overzicht en kun je de status je acties en btw aangifte bewaken.
9. Direct navigeren: zet het accountancy dashboard open op je 2^e Met 1 druk op de knop navigeer je van Scan & Herken in klant A naar Verwerken bankmutaties in klant B naar Het RGS Analyzer Dashboard in klant C. Nog nooit was het switchen tussen administraties zo efficiënt.
10. Slim filteren: heb je ook klanten die zelf de boekhouding willen doen maar dat in de praktijk altijd vergeten? Met slimme filters kun je precies kijken welke administraties achter lopen, wie is niet meer ingelogd en zelfs per dagboektype kun je bekijken of een klant achterloopt op bijvoorbeeld inkoop, verkoop, bank of kas.
11. Management dashboard: op ieder moment het juiste overzicht. Hoeveel btw aangiftes moeten er deze maand nog worden gedaan en door wie. Hou grip op de weekplanning, hoe ontwikkeld de werkvoorraad zich, hoeveel boekingen maken we en welke acties staan er allemaal nog open?

Het Accountancy Dashboard is per direct beschikbaar en wordt standaard meegeleverd in alle accountantsabonnementen en de ondernemersabonnementen vanaf Minox Pro.

In dit blog hebben we een samenvatting gegeven van de mogelijkheden en voordelen van het Minox Accountancy Dashboard. Wil je hier meer over weten over van het dashboard? Neem dan contact op met Minox via info@minox.nl of vraag een demo aan.