11-10-2022
We zien de term Robotic Accounting steeds vaker langskomen. Maar wat is dat eigenlijk; wat betekent het in de praktijk. Nemen de robots het werk van de mensen volledig over?
Robotic Accounting is in feite een algoritme (zelflerend) dat werkzaamheden die door mensen gedaan worden kan overnemen. Dit gebeurt op basis van regels die mensen bedacht hebben. Dus de automatisering geschiedt binnen afgebakende kaders. Algoritmes kunnen autonoom leren van data en input, waardoor het algoritme steeds wordt verbeterd.
Mensenwerk Automatiseren
Het doel van Robotic Accounting is het overnemen van mensenwerk dat geautomatiseerd kan worden afgehandeld. Mocht de robot iets niet goed verwerkt hebben, dan wordt dat door de mens gecorrigeerd, zodanig dat de robot het de volgende keer beter verwerkt.
De voordelen van Robotic Accounting zijn evident. Met minder mensen kan meer werk worden verricht, wat scheelt tijd en uiteindelijk onder aan de streep in de kosten. Er komt meer tijd vrij voor andere werkzaamheden van een accountant of boekhouder (bijvoorbeeld controles). Daarnaast geeft het je meer inzicht.
Realtime inzicht
Doordat administraties dagelijks geautomatiseerd worden bijgewerkt is er een realtime inzicht in de cijfers en hoe de ondernemer er voor staat. Hierdoor kan tijdig worden bijgestuurd, in plaats van dat er slechts periodiek (eens per kwartaal of eens per jaar) de administratie handmatig wordt bijgewerkt. Vanuit het perspectief van de ondernemer geeft een bijgewerkte boekhouding meer inzichten in het hier en nu – en kan daar naar handelen. Dit in vergelijking met een boekhouding die niet realtime is: deze weerspiegeld de financiële positie uit het verleden. Het verschil tussen een bijgewerkte boekhouding is dus eigenlijk de vraag beantwoorden met “Hoe sta ik er voor?” óf “Hoe heb ik het gedaan?”
Robotic Accounting in de praktijk
Een administratie bestaat uit diverse onderdelen:
De basis: Inkoop, verkoop en bank
Het verwerken van transitorische posten
Het verwerken van vaste activa
Het verwerken van loonjournaalposten
Andere koppelingen met branche-specifieke software
De boekhoudstraat geautomatiseerd
Inkoopfacturen worden via Scan & Herken verwerkt. Een klant ontvangt een factuur van zijn leverancier in zijn mail en stuurt vervolgens de mail door naar de administratie. De factuur komt vervolgens automatisch in de boekhouding en wordt vervolgens verwerkt. Verkoopfacturen worden met het boekhoudprogramma gemaakt en staan daardoor direct in het verkoopboek. Indien een ondernemer met andere software zijn facturen maakt en die mailt naar zijn klant, dan komt de verkoopfactuur ook via Scan & Herken in de administratie terecht.
Bankmutaties komen automatisch in de boekhouding terecht, door gebruik te maken van een bankenkoppeling. Op basis van de nieuwste technologie (PSD2) geschiedt dit zelfs meerdere keren per dag.
De algoritmes zorgen ervoor dat in- en verkoopfacturen automatisch worden herkend en dat bankmutaties automatisch worden afgeletterd op de openstaande facturen.
Slimme herkenningen
Daarnaast kunnen bij het verwerken van bankmutaties andere slimme herkenningen worden toegepast. Bijvoorbeeld de herkenning van het betalingskenmerk van de Belastingdienst. Veel IB-ondernemers betalen via de zakelijke rekening de maandelijkse bedragen van de IB/PVV en de Zorgverzekering, maar ook Motorrijtuigenbelasting en andere belastingen. Door het toevoegen van het RSIN/BSN kunnen deze betalingen worden gekoppeld aan de betreffende grootboekrekeningen. Dit zorgt voor een enorme tijdwinst bij het verwerken van de bankmutaties.
De accountant ziet vanuit zijn Dashboard de werkvoorraad van de Basis elementen van de administraties. Door vanuit het Dashboard te navigeren naar de onderliggende administratie kan de werkvoorraad dagelijks worden bijgewerkt.
Loonjournaalposten, transitoria en afschrijvingen worden volledig automatisch verwerkt, waardoor voortdurend actueel inzicht in de administraties mogelijk is.
In de nabije toekomst worden de basis elementen volledig realtime verwerkt, waardoor er uitzonderingsgericht in een administratie wordt gewerkt. Vanuit een financieel dashboard wordt zichtbaar welke transacties nog aandacht behoeven.
De rol van de boekhouder of administrateur verandert in de rol van controleur en adviseur.
De robot zal de rol van de mens niet overnemen. De robot is een hulpmiddel die op basis van machine learning en slimme algoritmes het handmatige werk automatiseert. De mens zal de robot controleren en bijsturen. De robot is een verlengstuk, maar zal de mens niet vervangen.
Wil je meer weten over de mogelijkheden van automatisering die de boekhoudsoftware van Minox Online biedt? Neem direct contact op via 085-0643060 of plan een afspraak met ons in.
Wolfgang is inmiddels meer dan 20 jaar actief als Customer Succes Manager bij Minox. Door zijn financieel administratieve achtergrond en diepgaande kennis van de wereld van de accountancy is hij in staat om vakkundig en gedreven advies te geven. Hij is daarnaast een gepassioneerd gitarist. Volg Wolfgang op Linkedin 
