Wat zijn factuurvereisten en hoe voldoe ik hieraan?
Factuurvereisten zijn de wettelijke eisen die aan verkoopfacturen worden gesteld. Deze factuureisen kun je onder andere vinden op de site van de belastingdienst maar staan hieronder in begrijpelijke taal uitgelegd.
Welke onderdelen zijn verplicht?
Op je facturen en rekeningen is het in ieder geval verplicht het te vermelden:
1. Factuurkop
De factuurkop bevat alle stamgegevens van jou als leverancier of van de klant:
- Volledige bedrijfsnaam en adres.
- Volledige naam en adres van je klant.
- Jouw btw-nummer of btw-id.
- Btw nummer of btw-id van de debiteur als de btw betaald wordt door de klant (verlegde btw).
- KvK-inschrijfnummer van je onderneming bij de Kamer van Koophandel.
- Factuurdatum waarop de factuur gemaakt is.
- Uniek, doorlopend en opvolgend factuurnummer.
2. Factuurregels
De factuurregels bevatten gedetailleerde informatie over wat er is geleverd en tegen welk btw-tarief.
- Gedetailleerde omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd.
- Aantal geleverde goederen of uren aan diensten.
- Leverdatum van de goederen of diensten.
- Bedrag exclusief btw dat je in rekening brengt.
- Btw-tarief dat je in rekening brengt.
- Te betalen btw-bedrag.
Voorbeeldfacturen
Om een idee te hebben hoe een goede voorbeeldfactuur eruit ziet kun je hieronder twee voorbeelden downloaden / bekijken:
Wil je meer weten over de extra factuurvereisten export goederen en diensten buiten EU, factuurvereisten binnen de EU klik dan hier.
Hoe werkt facturatie in Minox
Facturatie zorgt dat er geld in het daartoe bestemde laatje komt, maar veel ondernemers zien ertegen op en stellen het uit. Met de facturatiemodule van Minox bespaart u veel tijd, voorkomt u fouten en voldoet u altijd aan de factuurvereisten van de Belastingdienst.
In deze blog gaan we in op de mogelijkheden om uw facturatie te optimaliseren. Ook vindt u methodes om uw geld eerder binnen te krijgen. Zo maakt u van uw facturatie een goed verlopend proces.
Cijfers tonen aan dat optimalisering van de facturatie geen overbodige luxe is: in West-Europa wordt maar liefst veertig procent van de totale waarde van de facturen te laat betaald. Zeven procent van de rekeningen is zelfs na negentig dagen nog niet voldaan. Hoogste tijd voor actie!
Zes tips
1. Factureer op tijd
Wacht nooit langer dan drie dagen na oplevering van het product of de dienst of aan het eind van een afgesproken termijn met factureren. Daarmee toont u aan dat u er bovenop zit.
2. Maak het debiteuren gemakkelijk
Zorg voor een overzichtelijke factuur die in één oogopslag duidelijk maakt welk bedrag er inclusief BTW betaald dient te worden. Vermeld daarbij duidelijk de betalingstermijn. Probeer daarnaast de factuur zo gespecificeerd mogelijk te maken. Het moet voor de debiteur duidelijk zijn voor welke diensten of producten hij of zij precies dient te betalen. Vraag aan uw debiteuren of zij de factuur digitaal of elektronisch willen ontvangen.
Indien zij gebruik maken van Scan & Herken, hoeft uw klant de factuur niet handmatig in te toetsen. Dat scheelt tijd en daardoor worden de facturen sneller betaald.
3. Kom op tijd in actie
Is de betalingstermijn verstreken? Neem dan direct contact op met uw debiteur. Maak duidelijk dat u uw afspraken nagekomen bent en u datzelfde van hem of haar verwacht. Spreek een duidelijke termijn af waarbinnen het verschuldigde bedrag overgemaakt dient te zijn en bevestig die afspraak per mail.
4. Zorg voor ondersteuning
De opvolging van niet betaalde facturen is niet alleen een vervelende klus, maar kost ook nog eens een hoop van uw kostbare tijd. U kunt ter ondersteuning natuurlijk een incassobureau inschakelen, maar dat is en blijft een dure optie. Het is dan ook vele malen beter uw debiteurenbeheer volledig te automatiseren, bijvoorbeeld met het programma-onderdeel Aanmaningen van Minox.
5. Gebruik automatische incasso
Indien u door de debiteur bent gemachtigd om de facturen te incasseren, scheelt u dat veel werk. Op de vervaldatum biedt u aan uw bank een incassobestand aan. U dient wel een administratie van de machtigingen bij te houden in de vorm van een mandatenregister, bij voorbeeld in het boekhoudprogramma Minox. Met de module Incasso kunt u alle handelingen die te maken hebben met zowel de eenmalige- als de doorlopende machtigingen, automatiseren. Het incassobestand voor de bank wordt aangemaakt, de administratie wordt direct bijgewerkt inclusief het mandatenregister. Hierdoor wordt de betaaltermijn van uw debiteuren drastisch verkort. Bovendien is uw administratie altijd up-to-date.
6. Gebruik een iDEAL betaallink
In Minox kun je gebruik maken van een slimme betaallink. Hiervoor werken we samen met Mollie. Met een betaallink worden je facturen gemiddeld veel sneller betaald. Lees hier wat de voordelen zijn van het gebruik van onze slimme betaallink.
Minox Facturering heeft u al vanaf € 7,50 per maand. Meer weten over Minox Factureren? Lees hier.
