De werkkostenregeling is sinds 1 januari 2015 verplicht voor ondernemers. Het is een uitbreiding op het loonbegrip.
Welke vergoedingen zijn belast en welke niet? Hoe zit het ook alweer met personeelsfeestjes, cursussen, reiskosten, parkeerbonnen, zakelijke lunches en dat soort dingen? We leggen het uit in dit artikel.
Inhoud werkkostenregeling
Binnen de werkkostenregeling is besloten dat niet al deze vergoedingen worden belast. Als werkgever mag je 1,2% van de totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Dit wordt de “vrije ruimte” genoemd. Over alles wat in de vrije ruimte valt, betaal je geen loonbelasting. Over alles wat je daarboven vergoedt, geldt een eindheffing van 80%.
Niet alle vergoedingen en verstrekkingen gaan ten koste van de vrije ruimte. Er zijn 5 categorieën waarin de kosten kunnen vallen:
- Intermediaire kosten
- Gerichte vrijstellingen
- Nihilwaardering
- Kosten binnen de vrije ruimte
- Kosten buiten de vrije ruimte
De verschillende kosten worden hieronder nader toegelicht.
1. Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer maakt ten behoeve van de werkgever. Bijvoorbeeld de kosten voor een zakelijke lunch, parkeerkosten of relatiegeschenken. Deze kosten worden niet gezien als loon en gaan niet ten koste van de vrije ruimte.
2. Gerichte vrijstellingen
De kosten die vallen onder gerichte vrijstellingen kun je als werkgever onbelast vergoeden. Onder deze kosten vallen de volgende zaken:
- Kosten voor woon- en werkverkeer (19 cent per kilometer)
- Treinkaartjes
- Zakelijke overnachtingen
- Maaltijden bij overwerk
- Studie en opleidingen
- Laptops, mobiele communicatiemiddelen
- Verhuizingen vanwege de dienstbetrekking
3. Nihilwaardering
Een voorziening op de daadwerkelijke werkplek, zoals bijvoorbeeld het verstrekken van koffie, thee of soep wordt gezien als nihilwaardering. Dit geldt ook voor:
- Werkkleding
- Rentevoordeel op een personeelslening
- Ov-abonnementen
- Voorzieningen in de werkruimte thuis
- Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
4. Kosten binnen de vrije ruimte
Alle vergoedingen die niet in een van de bovengenoemde categorieën vallen, komen ten laste van de vrije ruimte. Hierbij valt te denken aan:
- Personeelsfeestjes (tenzij deze in het bedrijfspand plaatsvinden)
- Personeelsreisjes
- Kerstpakketten
- Maaltijdvergoedingen in geld
Als de vergoedingen in het geheel binnen de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom vallen, zijn deze vrijgesteld van belasting.
5. Kosten buiten de vrije ruimte
Over de kosten die niet binnen de vrije ruimte vallen, betaal je belasting in de vorm van een eindheffing. Deze heffing bedraagt 80%.
De werkkostenregeling in de administratie
Om ervoor te zorgen dat jouw vrije ruimte niet onbedoeld wordt overschreden is het verstandig om je administratie goed in te richten. Zo houd je overzicht van de kosten in de betreffende categorieën.
Werkkostenregeling binnen Minox administraties
In Minox zijn de diverse categorieën al bij het onderhoudsprogramma aangemaakt. Per categorie benoem je in een tabel de diverse grootboekrekeningen die bij de betreffende categorie horen, waarbij een grootboekrekening maar tot één categorie mag behoren. Daarnaast dien je het jaarbedrag van de grondslag van de fiscale loonsom op te geven en het bijbehorende percentage (nu 1,2%). Deze inrichting is daarom niet ingewikkeld.
Vanuit de Rapportage kan een overzicht worden weergeven, waarin per categorie de totalen worden weergegeven en waaruit de vrije ruimte blijkt. De weergegeven bedragen zijn inclusief btw. Zo heb je dus altijd in één oogopslag inzicht in je administratie!
Lees verder hier verder hoe je de diverse soorten kan vastleggen in Minox Online.
Door Wolfgang Deiters
Wolfgang werkt inmiddels 20 jaar als Customer Succes Manager bij Minox. Door zijn financieel administratieve achtergrond en diepgaande kennis van de wereld van de accountancy is hij in staat om vakkundig en gedreven advies te geven. Hij is daarnaast een gepassioneerd gitarist. Volg Wolfgang op Linkedin 
